So verwalten Sie Ihre Konten effizient

Je mehr Kontobewegungen ein Unternehmen hat, desto mehr Zeit nimmt die Führung in Anspruch

Um die volle Kontrolle zu behalten und effektiv arbeiten zu können, empfiehlt sich der Einsatz einer ausgereiften Software für den Zahlungsverkehr. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Vorzüge einer solchen Lösung.


Das waren noch Zeiten, als Finanzbuchhalter Tag für Tag mit armdicken Überweisungsstapeln zur Bank marschierten. Doch nicht nur dank des allgegenwärtigen Internets können Transaktionen heute in Sekundenschnelle abgewickelt werden. Große Erleichterung im Zahlungsverkehr kommt vor allem durch leistungsstarke Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Firmenkunden zugeschnitten ist.

Termintreue und Sicherheit stehen dabei für kleinere und mittlere Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Nicht nur Rechnungen, sondern auch Löhne und Gehälter müssen pünktlich überwiesen werden, ebenso die Sozialabgaben für die Arbeitnehmer. Sand im Getriebe der internen Arbeitsabläufe muss unter allen Umständen vermieden werden.

Software muss intuitiv nutzbar sein

Zudem verwaltet eine Firma heute oft nicht mehr nur ein Konto. Je nach Größe können es auch mal Hunderte sein. Für einen reibungslosen Ablauf des Zahlungsverkehrs braucht es dann ein leistungsfähiges Softwaresystem, das den Benutzern sämtliche erforderlichen Handgriffe abnimmt und sich ganz smart den speziellen Bedürfnissen anpasst. Das spart am Ende des Tages nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch die Nerven der Firmenlenker.

Ganz wichtig: Die Anwendung muss intuitiv nutzbar sein. Denn welcher Buchhalter will sich ständig mit Handbüchern auseinandersetzen oder in Dauerschleife mit dem Softwaresupport telefonieren? Einfache Handhabung wird heute einfach vorausgesetzt – schließlich ist fast jeder auch zuhause mit einem PC, Tablet oder Smartphone ausgestattet und will sich ohne große Wartezeiten oder Verständnisprobleme in der Welt der Programme und Webseiten bewegen.

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So gibt es beim Computerprogramm „SFirm“ von Star Finanz beispielsweise einen Kundenbeirat, der die Software weiterzuentwickeln hilft. „Wir verbessern die Software auch dank des Feedbacks von Endkunden“, erläutert Dr. Christian Kastner, Geschäftsführer von Star Finanz, Hamburg. „Die Rückmeldung der Menschen, die das Produkt täglich einsetzen, ist unschätzbar wertvoll. Da wir mindestens ein Update pro Quartal anbieten, schauen wir auch ganz genau auf die Trends und Entwicklungen im Markt – etwa hinsichtlich der Angebote bei Fintechs oder wenn Microsoft seine Office- oder Betriebssystempalette verändert. Schließlich sind die Anwender meist in der Microsoft-Welt zuhause.“

Ideal: Einfache Integration von Prozessen

Was muss eine professionelle Zahlungssoftware also leisten können? Sie sollte sich in jedem Falle den Bedürfnissen ihrer Anwender präzise anpassen, Module und Funktionen individuell bis ins kleinste Detail einstellen lassen. Idealerweise lässt sich die Software ganz einfach in vor- und nachgelagerte Systeme eines Unternehmens integrieren, indem sie über frei konfigurierbare Schnittstellen verfügt. So kann die hauseigene IT-Abteilung sie problemlos mit anderen Anwendungen verknüpfen.

Hier trennt sich bei Softwarelösungen übrigens oft schon die Spreu vom Weizen. Etwa, wenn im Arbeitsalltag Fremddateien auf Gültigkeit zu prüfen, mit IBANs und BICs auszustatten oder in SEPA-Zahlungen umzuwandeln sind. Wenn es darum geht, Daten von anderen Banken automatisch abzuholen. Oder wenn es gilt, Transaktionen mit dem Ausland abzuwickeln und sich durch Firmentöchter im Ausland steuerlich relevante Anforderungen ergeben.

Als professionelles Softwaresystem bietet SFirm Kunden eine Vielzahl hilfreicher Funktionen und nimmt in vielen Bereichen eine Vorreiterrolle ein. Dazu zählt auch die Möglichkeit, bei Bankgeschäften im EBICS-Standard die Freigabe von Aufträgen über die „Verteilte Elektronische Unterschrift“ (VEU) mobil vorzunehmen – dank der App Unterschriftenmappe für iOS und Android. Und natürlich muss es bankenübergreifend einsetzbar sein. Grundsätzlich sollte aber immer auch eine einfache Migration inklusive Datenübernahme aus Vorgängerprogrammen einem Anwender den Umstieg erleichtern.

Die Software kann besondere Hilfestellungen im Arbeitsalltag leisten, indem nahezu alle Arbeitsvorgänge abgebildet werden – und somit elektronisch ablaufen. Die Software wird sozusagen zum „Gedächtnis“ des Unternehmens: Dank individueller Aufbewahrungszeiträume für relevante Konten lassen sich zudem weitreichende Auswertungs- und Recherchemöglichkeiten über Jahre hinweg schaffen. 

Keine Chance für Datendiebe

Ein Produkt wie SFirm etwa bildet somit das komplette Finanzmanagement in einer Lösung ab und übersteigt mit seinem Funktionsumfang die Möglichkeiten klassischer Webportale deutlich: Alle bekannten und aktuellen Sicherheits- und Übertragungsverfahren wie EBICS oder HBCI werden unterstützt. Für den Kunden entstehen maximale Sicherheit dank erweiterter Datenbankverschlüsselung und Schutz vor Trojanern und Spyware – versehen mit der TÜV-Zertifizierung „Geprüfte Software“.

Denn Datenschutz ist wichtig. Seit geraumer Zeit werden wir fast täglich mit Datenkriminalität im World Wide Web konfrontiert. Kunden stellen sich zurecht die Frage nach bestmöglichem Schutz. Hier bietet eine sichere Software entscheidende Vorteile gegenüber einer web-basierten Portallösung: „Der klassische Mittelständler möchte einfach seine Daten bei sich haben und die Sicherheit selbst gewährleisten“, sagt Star Finanz-Experte Kastner.

 

Zahlungsverkehr effizient verwalten

„Die Software ist die Schaltzentrale“

Dr. Christian Kastner, Geschäftsführer von Star Finanz, über die Vorzüge einer ausgereiften Softwarelösung im firmeneigenen Zahlungsverkehr.

 

Herr Dr. Kastner: Wie unterstützt die Sparkassen-Finanzgruppe Unternehmer bei der Verwaltung ihres Zahlungsverkehrs?

Dr. Christian Kastner: Unsere Software SFirm ermöglicht verlässliche, effiziente sowie sichere Zahlungsverkehrsabwicklung und stellt eine wichtige Grundlage für effektives Finanzmanagement und wirtschaftlichen Erfolg dar. Man kann mit ihr Konten bei verschiedenen Kreditinstituten verwalten. Das macht sie zur Schaltzentrale des gesamten nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs eines Unternehmens. Hinzu kommt: Mit SFirm kann man die Arbeitsabläufe in einer Firma individuell abbilden. Viele Funktionen lassen sich sehr flexibel einstellen. Das führt dazu, dass sowohl kleine Firmen als auch große Konzerne auf SFirm setzen. SFirm ist seit über 20 Jahren im Unternehmensalltag etabliert und aktuell bei über 200.000 Kunden im Einsatz.

Können Sie uns die Vorteile der Software genauer erläutern?

Kastner: Die Funktionen lassen sich jederzeit bequem an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Hinzu kommt die intuitive Bedienung durch klare Strukturen und kurze Wege. Mehrere Nutzer können gleichzeitig damit arbeiten. SFirm bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Zugriffs-berechtigungen für Management, Controlling oder Assistenz unterschiedlich festzulegen und unternehmensindividuelle Unterschriftenregelungen bei der Auftragsfreigabe abzubilden. So entsteht maximale Kontrolle über die internen Abläufe. Als englische Version ist die Software übrigens auch für nicht deutschsprachige Kollegen – vor Ort oder im Ausland – einsetzbar. 

Wo bekommt der Kunde SFirm?

Kastner: Der Vertrieb von SFirm erfolgt durch die Sparkassen und Landesbanken vor Ort, die die Situation und Anforderungen ihrer Firmenkunden dank gezielter Betreuung am besten kennen.

Was passiert, wenn ein Anwender einmal doch nicht mit der Software zurechtkommt?

Kastner: Zusätzlich zum Funktionsumfang bieten wir ein umfassendes Schulungsangebot, damit Kunden gezielt eingearbeitet werden und die Software gut einsetzen können. Die Trainer sind Profis mit langjähriger Erfahrung, die wertvolle Techniken, Tipps und Tricks zur Erleichterung der täglichen Arbeit vermitteln – egal ob für Anwender, Administratoren oder Supporter.

Welche neuen Features können Anwender in Zukunft von SFirm erwarten?

Kastner: Ganz zukunftsweisend ist die speziell erweiterte Datenbankverschlüsselung. Sie sichert jederzeit die Vertraulichkeit der sensiblen Unternehmensdaten. Unser Anspruch ist es, die Arbeit für Unternehmen in puncto Zahlungsverkehr weiter zu vereinfachen. Dazu arbeiten wir gerade an einer entsprechenden Lösung.