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Eine junge Frau sitzt konzentriert an einem Holztisch, umgeben von einer gemütlichen Küchenatmosphäre. Vor ihr liegen Unterlagen, ein Laptop und eine Tasse Kaffee, während sie in einem Dokument liest.

Vorkasse: Ablauf, Tipps sowie Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen

Bezahlung vor Lieferung
„Erst die Ware, dann das Geld“, heißt es im Volksmund. Bei der Vorkasse ist es genau andersrum. Gut für Verkäuferinnen und Verkäufer? Oder doch nicht?
Das Wichtigste in Kürze:
  • Bei der Vorkasse zahlt die Kundschaft, bevor sie die Ware oder Dienstleistung bekommt.

  • Über gesetzliche Ausnahmeregelungen dürfen bestimmte Branchen bis zu 20 Prozent der Rechnungssumme im Voraus verlangen. Durch eine vertragliche Vereinbarung kann aber auch die volle Summe im Voraus fällig sein.

  • Die Vorauszahlung kann dem Händler oder der Händlerin zusätzliche Sicherheit vor Zahlungsausfällen bieten. Wird sie ausschließlich angeboten, kann sie aber auch dazu führen, dass Kundinnen oder Kunden abspringen.

Was bedeutet Vorkasse?

„Vorkasse“ bedeutet, dass der Kunde oder die Kundin eine Zahlung im Voraus leistet, bevor die jeweilige Ware geliefert oder Dienstleistung erbracht wird. Diese Zahlungsmethode wird oft verwendet, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und Sicherheit für den Verkäufer oder die Verkäuferin zu gewährleisten.

So läuft eine Zahlung per Vorkasse typischerweise ab

Vorkasse als Option

Ein Händler oder eine Händlerin bietet der Kundschaft die „Vorkasse“ an, etwa bei den Bezahlmethoden im Onlineshop.

Bestellung geht im Shop ein

Ein Kunde oder eine Kundin wählt die gewünschten Produkte aus und legt sie in den Warenkorb. An der Kasse wählt er oder sie die Vorkasse aus. Die Bestellung wird an den Händler oder die Händlerin übermittelt, meist über ein Bestellsystem beziehungsweise per E-Mail.

Shop sendet Bestellbestätigung

Über das jeweilige System wird an den Käufer oder die Käuferin per E-Mail eine Bestellbestätigung versandt. Diese sollte alle Details der Bestellung enthalten, einschließlich der bestellten Produkte, Preise, Rechnungs- und Lieferadresse und der gewählten Zahlungsart „Vorkasse“ sowie der Widerrufsbelehrung.

Shop stellt Zahlungsinformationen bereit

Der Händler oder die Händlerin übermittelt dem Kunden oder der Kundin eine Vorab-Rechnung. Auch das ist per E-Mail möglich. Diese enthält neben den Inhalten aus der Bestellbestätigung unter anderem auch Angaben zur jeweiligen Sparkasse oder Bank, der IBAN und BIC, an die der Kunde oder die Kundin die Bezahlung tätigen soll. Außerdem sind neben weiteren Aspekten der genaue Betrag und ein eindeutiger Verwendungszweck enthalten, damit die Zahlung korrekt zugeordnet werden kann. Weisen Sie als Händler oder Händlerin darauf hin, dass die Bestellung erst nach Zahlungseingang bearbeitet wird.

Zahlungseingang überwachen

Der Kunde oder die Kundin bezahlt, zum Beispiel per SEPA-Überweisung. Sobald die Bezahlung erfolgt ist, aktualisiert der Händler oder die Händlerin im System den Status der Bestellung: Die Bestellung kann nun bearbeitet werden.

Bestellung bearbeiten

Der Händler, die Händlerin beziehungsweise deren Mitarbeitende bereiten die Ware für den Versand vor oder planen die Erbringung der jeweiligen Dienstleistung.

Versand oder Bereitstellen der Dienstleistung

Die Produkte werden sicher und ordnungsgemäß verpackt. Der Ware wird die bereits bezahlte Rechnung beigelegt. Das Unternehmen beauftragt einen Versanddienstleister. Für das Paket wird eine Sendungsverfolgungsnummer erstellt.

Versandbestätigung senden

Das Unternehmen informiert den Kunden oder die Kundin über den Versand und teilt ihr die Tracking-Informationen mit.

Kundenbetreuung

Der Kundendienst steht dem Käufer oder der Käuferin gegebenenfalls für Rückfragen oder Anliegen zur Verfügung. Eventuelle Reklamationen oder Rücksendungen müssen gemäß den Geschäftsbedingungen bearbeitet werden.

Dokumentation und Buchhaltung

Das Unternehmen archiviert relevante Dokumente wie Bestellungen, Zahlungsbelege und Rechnungen. Buchhaltungsunterlagen müssen für steuerliche Zwecke und Geschäftsanalysen bereitgestellt werden können.

Mit diesen Tipps sorgen Sie für einen reibungsloseren Ablauf

  • Klare Kommunikation

    Halten Sie die Kundschaft über jeden Schritt auf dem Laufenden, um Transparenz und Vertrauen zu schaffen.

  • Effiziente Verwaltung

    Nutzen Sie ein zuverlässiges System zur Überwachung von Zahlungseingängen und greifen Sie mit der App S-Finanzcockpit einfach jederzeit mobil auf Ihre Finanzen zu. Push-Nachrichten informieren Sie auf Wunsch über Kontobewegungen.

  • Datenschutz und Sicherheit

    Stellen Sie sicher, dass alle Kundendaten sicher verarbeitet und gespeichert werden, gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

    Sorgen Sie dafür, dass Ihre AGB klar formuliert sind und alle Aspekte der Vorkasse-Zahlung abdecken.

Diese beiden Arten von Vorkasse sollten Sie kennen

Grundsätzlich ist gesetzlich festgelegt, dass bei einem Kauf Ware und Geld gleichzeitig wechseln. Das ist das sogenannte Zug-um-Zug-Geschäft, das auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 320 darstellt. Dennoch ist die Vorkasse gesetzlich zulässig. Dabei gibt es 2 mögliche Arten.

Vorkasse über die gesetzlichen Ausnahmeregelungen

Vor allem Reiseveranstalter und Rechtsanwälte beziehungsweise Rechtsanwältinnen können bis zu 20 Prozent der Rechnungssumme im Voraus verlangen. Reiseveranstalter müssen der Kundschaft dafür einen gesetzlichen Reisesicherungsschein aushändigen. Dieser sichert die Käufer und Käuferinnen finanziell für den Fall ab, dass das Unternehmen vor Erbringen der Leistung zahlungsunfähig wird oder Konkurs anmeldet.

Vorkasse über den Kaufvertrag

Einerseits steht im Gesetz, dass Ware und Geld gleichzeitig wechseln, andererseits gilt jedoch Vertragsfreiheit: So kann der Händler oder die Händlerin mit der Kundschaft vertraglich vereinbaren, nur dann zu verkaufen, wenn die Kundschaft vorher bezahlt. Häufig ist das beispielsweise bei Onlineshops der Fall. Meist hat die Käuferseite dabei allerdings mehrere alternative Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl.

In manchen Fällen stellt die Vorkasse jedoch auch die einzig zulässige Zahlungsart dar. Das gilt oft etwa bei Neukunden oder Neukundinnen – oder bei Bestellungen oder Aufträgen aus dem Ausland, wo die Bonität des Käufers oder der Käuferin weniger leicht überprüft werden kann.

Fazit: Letztlich ist es vom jeweiligen Markt, der Kundschaft und dem individuellen Unternehmen mit seinen Produkten und Zielsetzungen abhängig, ob Vorkasse als Zahlungsmethode sinnvoll ist oder nicht.

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Häufige Fragen zur Vorkasse

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Was ist der Unterschied zwischen Vorkasse und Überweisung?

Der Unterschied zwischen Vorkasse und Überweisung liegt in der jeweiligen Bedeutung und Funktion im Zahlungsprozess. Vorkasse ist eine Zahlungsbedingung, bei der der Käufer oder die Käuferin den Betrag im Voraus bezahlt, bevor die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird.

Überweisung hingegen ist ein Bezahlverfahren, bei dem Geld von einem Konto auf ein anderes transferiert wird. Mit anderen Worten: Vorkasse beschreibt das Zeitliche der Zahlung (wann gezahlt wird), während Überweisung das Technische der Zahlung beschreibt (wie gezahlt wird). Bei Vorkasse kann die Zahlung per Überweisung erfolgen, aber es sind auch andere Zahlungsmethoden möglich.

Das kommt darauf an, wann und wie das Geld transferiert wird. Bei einer SEPA-Überweisung wird die Summe innerhalb eines Bankarbeitstags auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben. Für beleghafte SEPA-Überweisungen verlängert sich die Frist um einen weiteren Bankarbeitstag. Bei Echtzeit-Überweisungen geht das Geld meist innerhalb von 10 Sekunden auf dem Empfängerkonto ein.

Grundsätzlich ist Vorkasse eine gängige und seriöse Zahlungsart. Sie wird oft von Verkäufern oder Verkäuferinnen angeboten und ist für diese besonders sicher. Führt ein seriöses Unternehmen einen Auftrag nur gegen Vorkasse aus, kann dies beispielsweise mit hohen Kosten für die Herstellung der Ware zusammenhängen.

Für die Käuferseite ist jedoch wichtig, nur bei vertrauenswürdigen Anbietern per Vorkasse zu zahlen, um Betrugsrisiken zu vermeiden. Hier erhalten Sie Tipps, um Fake-Shops zu erkennen. Ein Nachteil entsteht außerdem, wenn das Unternehmen nach der Zahlung Insolvenz anmeldet, bevor es die Ware geliefert hat.

Typischerweise liegt die Rechnung der Ware bei. Sie bekommen diese also mit Erhalt der Ware. Nach der Bestellung erhalten Sie bereits eine Vorab-Rechnung mit den Zahlungsinformationen.

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