Von größter Bedeutung ist eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung; sie umfasst die genaue Aufstellung etwa von Heizkosten, Wasserkosten, Müllgebühren und anderer Nebenkosten.
Etwa die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen sind fehlerhaft. Wichtig ist deshalb eine klare und rechtzeitige Kommunikation zwischen Vermietern und Mietern.
Mieter und Mieterinnen haben das Recht, die Abrechnung zu prüfen und bei Unstimmigkeiten gegebenenfalls zu widersprechen.
Eine Nebenkostenabrechnung, auch als Betriebskostenabrechnung oder NK-Abrechnung bezeichnet, ist eine Aufstellung der Nebenkosten, die bei der Nutzung einer Mietwohnung oder eines Mietobjekts anfallen. Diese Abrechnung erfolgt normalerweise einmal im Jahr und dient dazu, die tatsächlichen Betriebskosten mit den monatlichen Vorauszahlungen des Mieters zu vergleichen. Die Betriebskosten sind Kosten, die neben der Kaltmiete anfallen und für die der Mieter in der Regel einen monatlichen Abschlag an den Vermieter zahlt.
Zu den typischen Betriebskosten gehören:
Darüber hinaus auch:
Die genaue Zusammensetzung der Nebenkosten kann von Mietvertrag zu Mietvertrag unterschiedlich sein. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihren Mietvertrag überprüfen.
Die Nebenkostenabrechnung erfolgt in der Regel nach Ablauf eines Abrechnungszeitraums (meistens ein Kalenderjahr) und wird dem Mieter vom Vermieter vorgelegt. Der Mieter oder die Mieterin kann prüfen, ob die tatsächlichen Kosten mit den gezahlten Vorauszahlungen übereinstimmen.
Genaue Regelungen zur Nebenkostenabrechnung sind im deutschen Mietrecht und im Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt. Und doch: Laut Deutschem Mieterbund sind die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Doch dagegen können Mieter etwas tun – das beginnt mit einer Prüfung. Werden Fehler entdeckt, sind Vermieter und Vermieterinnen verpflichtet, diese zu korrigieren.
Jetzt heißt es für die betroffenen Mieter und Mieterinnen, nach der Prüfung zeitnah den Widerspruch einzureichen, damit sich die Zahlungsfrist verschiebt: Zwar haben sie zwölf Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung anzufechten – aber ohne zügigen Widerspruch müssten Sie nach Erhalt der Abrechnung innerhalb von 30 Tagen die Forderung begleichen.
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Je nach Bundesland ergeben sich andere Prozentsätze bei Maklerkosten und Grunderwerbsteuer.
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Zuallererst sollten Sie sich an den Vermieter wenden. Eine transparente Kommunikation zwischen Vermieter und Mieter ist entscheidend – ein gutes Verhältnis auch. Der Vermieter sollte den Mietern die Nebenkostenabrechnungen innerhalb der gesetzlichen Fristen zukommen lassen und zu Nachfragen entsprechende Informationen geben können. Das kann Missverständnisse vermeiden.
Wenn Sie unsicher sind und Ihre Anfragen unbeantwortet bleiben oder nicht gründlich genug verhandelt worden sind, informieren Sie sich online oder lassen Sie sich beraten – für die Überprüfung von Betriebskosten gibt es verscheidene Anlaufstellen, beispielsweise Mietervereine , Verbraucherzentralen , kostenpflichtige Online-Anbieter wie Mineko oder Mieterengel (ab 49 Euro) und immer öfter auch Nachbarschafts- und Mieterinitiativen. So kommen Sie den tatsächlichen Nebenkosten nahe.
Kommt es jedoch zum Streit, helfen Ihnen Fachanwälte für Mietrecht.
Es ist entscheidend, dass Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen sorgfältig prüfen, Fragen stellen und Widerspruch einlegen, wenn Sie Unstimmigkeiten vermuten. Dies kann dazu beitragen, finanzielle Nachteile zu vermeiden und Ihre Rechte zu schützen.
Ein Blick in den Mietvertrag lohnt, denn in der Abrechnung sollten nur Kosten auftauchen, die laut Mietvertrag und Gesetz umgelegt werden dürfen. Unzulässige Kosten können Sie anfechten. Falsche Zuschreibungen gehören zu den häufigsten Fehlern in einer NK-Abrechnung.
Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang auch, ob der in der Abrechnung verwendete Verteilungsschlüssel korrekt ist und dem Mietvertrag entspricht. Der Verteilungsschlüssel legt die gesamten Kosten eines Hauses auf die einzelnen Wohnungen gemäß Wohnfläche um.
Wenn die Abrechnung auf Verbrauchsmessungen basiert, sollten diese (z. B. Heizkostenverteiler) korrekt und regelmäßig gewartet werden.
Sie haben das Recht, Belege und Dokumente zu den Nebenkosten anzufordern, um die Abrechnung zu überprüfen. Denn es kommt auch häufig vor, dass Kosten mehrfach abgerechnet werden.
Auf mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten sollten Sie auch in den Zwischenabrechnungen achten.
Ist die Abrechnung nicht ausreichend transparent, dann können Sie die einzelnen Kostenpositionen nicht ordentlich nachvollziehen. Dies müssen Vermieter und Vermieterinnen aber gewährleisten.
Spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraumes müssen Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten haben. Nur einen Tag nach Ablauf der Frist, gilt die Zustellung als verspätet und der Vermieter darf keine Forderungen mehr stellen.
Innerhalb einer Frist (in der Regel 12 Monate) nach Erhalt der Abrechnung können Sie Widerspruch einlegen. Ein häufiger Fehler ist, diese Frist zu verpassen.
Nicht vergessen, behalten Sie mögliche Rückzahlungen im Auge. Und fragen Sie rechtzeitig beim Vermieter nach, falls Sie zu viel gezahlt haben.
Sind Sie unsicher oder verstehen Sie die Abrechnung nicht, sollten Sie beim Vermieter nachfragen. Unklarheiten sollten Sie nicht ignorieren.
Die Strom- und Gaspreise sind wegen der Energiekrise auf Rekordniveau. Die Verbraucherzentralen haben aktuell viele Anfragen wegen der gestiegenen Energiekosten, die Bestandteil der Nebenkosten sind. Nicht alle Mieter sind auf hohe Nachzahlungen vorbereitet, nicht alle können sie stemmen.
Mieter und Mieterinnen sollten zuerst immer das Gespräch mit dem Vermieter oder der Vermieterin suchen. Manchmal können sich daraus schon Vereinbarungen wie etwa eine Ratenzahlung ergeben. Darüber hinaus können Mietende bei ihrem zuständigen Mieterverein erfahren, ob sie staatlich unterstützt werden können, beispielsweise durch die Beantragung von Sozialhilfe, Wohngeld oder Bürgergeld – das gilt auch für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen.
Tipp: Sozialleistungen können mitunter auch nur für den Monat gewährt werden, in dem die Nachzahlung fällig wird, wenn sich dadurch eine Hilfebedürftigkeit ergibt. Prüfen Sie Ihren Anspruch bei Ihrem Jobcenter.
Es ist auch wichtig, dass Vermieter die geltenden Gesetze und Vertragsbedingungen kennen und die Abrechnungen sorgfältig überprüfen, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Unvollständige oder fehlende Belege und Dokumente können die Abrechnung ungenau machen. Vermieter sollten alle relevanten Quittungen und Rechnungen aufbewahren.
Wenn die Kosten nicht korrekt auf die Mieter umgelegt werden, kann dies zu Ungerechtigkeiten führen.
Vermieter müssen die gesetzlichen Fristen (zwölf Monate Zeit nach Ende des Abrechnungszeitraums) für die Nebenkostenabrechnung einhalten. Andernfalls können sie Anspruch auf Nachzahlungen verlieren.
Nicht alle Kosten können auf die Mieter umgelegt werden. Es gilt daher sicherzustellen, dass nur rechtlich zulässige Kosten in die Abrechnung einfließen.
Falls notwendige Reparaturen oder Wartungen durchgeführt wurden, sollten diese in der Abrechnung berücksichtigt werden. Vernachlässigte oder nicht dokumentierte Instandhaltungen können zu Streitigkeiten führen.
Die Abrechnung sollte für Mieter verständlich sein. Fehlende Transparenz kann zu Verwirrung und Misstrauen führen.
Fehler bei der Messung und Aufteilung der Heizkosten sind häufig. Dies kann beispielsweise durch fehlerhafte Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler geschehen. Die Folge: falsche Berechnungen.
Mieter sollten im Voraus über geplante Änderungen in den Nebenkosten informiert werden. Eine fehlende Ankündigung kann die Gültigkeit der Abrechnung beeinträchtigen.
Manchmal vergessen Vermieter, bereits erhaltene Vorauszahlungen in die Abrechnung einzubeziehen, was zu finanziellen Verlusten führt.
Die Kommunikation gegenüber den Mietern und Mieterinnen ist entscheidend. Mangelnde Klärung von Fragen oder Missverständnisse können zu Konflikten führen.
Auch, wenn Sie die Abrechnung nicht sofort verstehen – lassen Sie sich nicht entmutigen; lassen Sie sich stattdessen lieber helfen. Denn noch immer werden zu oft Betriebskosten nicht korrekt abgerechnet.
Es ist wichtig, dass sowohl Vermieter als auch Mieter sorgfältig prüfen, ob jede Betriebskostenabrechnung korrekt und fair ist. Der Deutsche Mieterbund kennt typische Fehler und häufige Fragen – dazu die Expertin:
Unserer Erfahrung nach ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Oft werden Kosten abgerechnet, die keine abrechenbaren Nebenkosten sind, wie beispielsweise Verwaltungskosten oder Reparaturen. Mieterinnen und Mieter sollten daher immer ihre Abrechnung auf mögliche Fehler überprüfen und bei nicht plausiblen Angaben nachforschen.
Es sollte genau geprüft werden, ob Kosten umgelegt wurden, die keine umlegbaren Nebenkosten sind, der Verteilerschlüssel richtig angewendet wurde, ob die Vorauszahlungen korrekt abgezogen wurden und ob sich Kosten nicht mehrfach in der Abrechnung wiederfinden. Insbesondere die Kosten für den Hausmeister lohnen hier einen Blick. Hintergrund ist, dass Gartenpflege oder die Treppenhausreinigung zu den klassischen Hausmeisterarbeiten gehören. Werden diese Kosten aber einzeln abgerechnet, obwohl es einen Hausmeister gibt, muss nachgehakt werden, sonst besteht die Gefahr der Doppelzahlung.
Mieterinnen und Mieter sollten jede Nebenkostenabrechnung überprüfen, denn dies spart oft bares Geld. Kommt ihnen eine Position verdächtig hoch vor, sollten sie die dazugehörigen Belege beim Vermieter einsehen, um die Kosten überprüfen zu können. Hilfe bei der Überprüfung und Unterstützung bei der Geltendmachung ihrer Rechte finden Mieterinnen und Mieter bei ihrem örtlichen Mieterverein.
Stand: 13.09.2023
