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Wie Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen können

Stolperfalle Betriebskosten
Falsche Verteilungsschlüssel, unzulässige Kosten oder einfach auch nur mangelnde Kommunikation: Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung können dazu führen, dass Mieter zu viel zahlen oder Vermieter Einnahmen verpassen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen und worauf Sie dabei besonders achten sollten. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Wohnkosten.
Das Wichtigste in Kürze

Was sich hinter dem Begriff „Nebenkostenabrechnung" verbirgt

Eine Nebenkostenabrechnung, auch als Betriebskostenabrechnung oder NK-Abrechnung bezeichnet, ist eine Aufstellung der Nebenkosten, die bei der Nutzung einer Mietwohnung oder eines Mietobjekts anfallen.  Diese Abrechnung erfolgt normalerweise einmal im Jahr und dient dazu, die tatsächlichen Betriebskosten mit den monatlichen Vorauszahlungen des Mieters zu vergleichen. Die Betriebskosten sind Kosten, die neben der Kaltmiete anfallen und für die der Mieter in der Regel einen monatlichen Abschlag an den Vermieter zahlt.

Zu den typischen Betriebskosten gehören:

Darüber hinaus auch:

Die genaue Zusammensetzung der Nebenkosten kann von Mietvertrag zu Mietvertrag unterschiedlich sein. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihren Mietvertrag überprüfen.

Wenn die Nebenkostenabrechnung kommt

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt in der Regel nach Ablauf eines Abrechnungszeitraums (meistens ein Kalenderjahr) und wird dem Mieter vom Vermieter vorgelegt. Der Mieter oder die Mieterin kann prüfen, ob die tatsächlichen Kosten mit den gezahlten Vorauszahlungen übereinstimmen.

Wenn die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist

Genaue Regelungen zur Nebenkostenabrechnung sind im deutschen Mietrecht und im Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt. Und doch: Laut Deutschem Mieterbund sind die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Doch dagegen können Mieter etwas tun – das beginnt mit einer Prüfung. Werden Fehler entdeckt, sind Vermieter und Vermieterinnen verpflichtet, diese zu korrigieren.

Jetzt heißt es für die betroffenen Mieter und Mieterinnen, nach der Prüfung zeitnah den Widerspruch einzureichen, damit sich die Zahlungsfrist verschiebt: Zwar haben sie zwölf Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung anzufechten – aber ohne zügigen Widerspruch müssten Sie nach Erhalt der Abrechnung innerhalb von 30 Tagen die Forderung begleichen.

Wohin können sich Mieter und Mieterinnen wenden?

Zuallererst sollten Sie sich an den Vermieter wenden. Eine transparente Kommunikation zwischen Vermieter und Mieter ist entscheidend – ein gutes Verhältnis auch. Der Vermieter sollte den Mietern die Nebenkostenabrechnungen innerhalb der gesetzlichen Fristen zukommen lassen und zu Nachfragen entsprechende Informationen geben können. Das kann Missverständnisse vermeiden.

Wenn Sie unsicher sind und Ihre Anfragen unbeantwortet bleiben oder nicht gründlich genug verhandelt worden sind, informieren Sie sich online oder lassen Sie sich beraten – für die Überprüfung von Betriebskosten gibt es verscheidene Anlaufstellen, beispielsweise Mietervereine  Verbraucherzentralen  , kostenpflichtige Online-Anbieter wie Mineko    oder Mieterengel    (ab 49 Euro) und immer öfter auch Nachbarschafts- und Mieterinitiativen. So kommen Sie den tatsächlichen Nebenkosten nahe.

Kommt es jedoch zum Streit, helfen Ihnen Fachanwälte für Mietrecht.

So vermeiden Mieter finanzielle Stolperfallen:

Es ist entscheidend, dass Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen sorgfältig prüfen, Fragen stellen und Widerspruch einlegen, wenn Sie Unstimmigkeiten vermuten. Dies kann dazu beitragen, finanzielle Nachteile zu vermeiden und Ihre Rechte zu schützen.

Keine Prüfung

Ein Blick in den Mietvertrag lohnt, denn in der Abrechnung sollten nur Kosten auftauchen, die laut Mietvertrag und Gesetz umgelegt werden dürfen. Unzulässige Kosten können Sie anfechten. Falsche Zuschreibungen gehören zu den häufigsten Fehlern in einer NK-Abrechnung.

Falscher Verteilungsschlüssel

Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang auch, ob der in der Abrechnung verwendete Verteilungsschlüssel korrekt ist und dem Mietvertrag entspricht. Der Verteilungsschlüssel legt die gesamten Kosten eines Hauses auf die einzelnen Wohnungen gemäß Wohnfläche um.

Verbrauchsmessung

Wenn die Abrechnung auf Verbrauchsmessungen basiert, sollten diese (z. B. Heizkostenverteiler) korrekt und regelmäßig gewartet werden. 

Belege

Sie haben das Recht, Belege und Dokumente zu den Nebenkosten anzufordern, um die Abrechnung zu überprüfen. Denn es kommt auch häufig vor, dass Kosten mehrfach abgerechnet werden.

Zwischenabrechnungen

Auf mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten sollten Sie auch in den Zwischenabrechnungen achten.

Transparenz

Ist die Abrechnung nicht ausreichend transparent, dann können Sie die einzelnen Kostenpositionen nicht ordentlich nachvollziehen. Dies müssen Vermieter und Vermieterinnen aber gewährleisten.

Zustellung

Spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraumes müssen Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten haben. Nur einen Tag nach Ablauf der Frist, gilt die Zustellung als verspätet und der Vermieter darf keine Forderungen mehr stellen.

Widerspruch

Innerhalb einer Frist (in der Regel 12 Monate) nach Erhalt der Abrechnung können Sie Widerspruch einlegen. Ein häufiger Fehler ist, diese Frist zu verpassen.

Rückzahlungen

Nicht vergessen, behalten Sie mögliche Rückzahlungen im Auge. Und fragen Sie rechtzeitig beim Vermieter nach, falls Sie zu viel gezahlt haben.

Nachfragen

Sind Sie unsicher oder verstehen Sie die Abrechnung nicht, sollten Sie beim Vermieter nachfragen. Unklarheiten sollten Sie nicht ignorieren.

Wenn die Nachzahlung kaum bezahlbar ist

Die Strom- und Gaspreise sind wegen der Energiekrise auf Rekordniveau. Die Verbraucherzentralen haben aktuell viele Anfragen wegen der gestiegenen Energiekosten, die Bestandteil der Nebenkosten sind. Nicht alle Mieter sind auf hohe Nachzahlungen vorbereitet, nicht alle können sie stemmen.

Mieter und Mieterinnen sollten zuerst immer das Gespräch mit dem Vermieter oder der Vermieterin suchen. Manchmal können sich daraus schon Vereinbarungen wie etwa eine Ratenzahlung ergeben. Darüber hinaus können Mietende bei ihrem zuständigen Mieterverein erfahren, ob sie staatlich unterstützt werden können, beispielsweise durch die Beantragung von Sozialhilfe, Wohngeld oder Bürgergeld – das gilt auch für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen.

Tipp: Sozialleistungen können mitunter auch nur für den Monat gewährt werden, in dem die Nachzahlung fällig wird, wenn sich dadurch eine Hilfebedürftigkeit ergibt. Prüfen Sie Ihren Anspruch bei Ihrem Jobcenter.

So vermeiden Vermieter finanzielle Stolperfallen:

Es ist auch wichtig, dass Vermieter die geltenden Gesetze und Vertragsbedingungen kennen und die Abrechnungen sorgfältig überprüfen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Unterlagen

Unvollständige oder fehlende Belege und Dokumente können die Abrechnung ungenau machen. Vermieter sollten alle relevanten Quittungen und Rechnungen aufbewahren.

Verteilungsschlüssel

Wenn die Kosten nicht korrekt auf die Mieter umgelegt werden, kann dies zu Ungerechtigkeiten führen. 

Abrechnungsfristen

Vermieter müssen die gesetzlichen Fristen (zwölf Monate Zeit nach Ende des Abrechnungszeitraums) für die Nebenkostenabrechnung einhalten. Andernfalls können sie Anspruch auf Nachzahlungen verlieren.

Kosten

Nicht alle Kosten können auf die Mieter umgelegt werden. Es gilt daher sicherzustellen, dass nur rechtlich zulässige Kosten in die Abrechnung einfließen.

Reparaturen und Wartungen

Falls notwendige Reparaturen oder Wartungen durchgeführt wurden, sollten diese in der Abrechnung berücksichtigt werden. Vernachlässigte oder nicht dokumentierte Instandhaltungen können zu Streitigkeiten führen.

Berechnung

Die Abrechnung sollte für Mieter verständlich sein. Fehlende Transparenz kann zu Verwirrung und Misstrauen führen.

Heizkostenabrechnung

Fehler bei der Messung und Aufteilung der Heizkosten sind häufig. Dies kann beispielsweise durch fehlerhafte Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler geschehen. Die Folge: falsche Berechnungen.

Ankündigung

Mieter sollten im Voraus über geplante Änderungen in den Nebenkosten informiert werden. Eine fehlende Ankündigung kann die Gültigkeit der Abrechnung beeinträchtigen.

Vorauszahlungen

Manchmal vergessen Vermieter, bereits erhaltene Vorauszahlungen in die Abrechnung einzubeziehen, was zu finanziellen Verlusten führt.

Kommunikation

Die Kommunikation gegenüber den Mietern und Mieterinnen ist entscheidend. Mangelnde Klärung von Fragen oder Missverständnisse können zu Konflikten führen.

Entwirren Sie die Nebenkostenabrechnungen

Auch, wenn Sie die Abrechnung nicht sofort verstehen – lassen Sie sich nicht entmutigen; lassen Sie sich stattdessen lieber helfen. Denn noch immer werden zu oft Betriebskosten nicht korrekt abgerechnet.

Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Es ist wichtig, dass sowohl Vermieter als auch Mieter sorgfältig prüfen, ob jede Betriebskostenabrechnung korrekt und fair ist. Der Deutsche Mieterbund kennt typische Fehler und häufige Fragen – dazu die Expertin:

Portrait von Jutta Hartmann
3 kurze Fragen an

Dr. Jutta Hartmann

Leiterin Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Pressesprecherin Deutscher Mieterbund e.V.

Wie häufig sind Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft? Und woran liegt das?

Unserer Erfahrung nach ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Oft werden Kosten abgerechnet, die keine abrechenbaren Nebenkosten sind, wie beispielsweise Verwaltungskosten oder Reparaturen.  Mieterinnen und Mieter sollten daher immer ihre Abrechnung auf mögliche Fehler überprüfen und bei nicht plausiblen Angaben nachforschen.

Welche sind die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?

Es sollte genau geprüft werden, ob Kosten umgelegt wurden, die keine umlegbaren Nebenkosten sind, der Verteilerschlüssel richtig angewendet wurde, ob die Vorauszahlungen korrekt abgezogen wurden und ob sich Kosten nicht mehrfach in der Abrechnung wiederfinden. Insbesondere die Kosten für den Hausmeister lohnen hier einen Blick. Hintergrund ist, dass Gartenpflege oder die Treppenhausreinigung zu den klassischen Hausmeisterarbeiten gehören. Werden diese Kosten aber einzeln abgerechnet, obwohl es einen Hausmeister gibt, muss nachgehakt werden, sonst besteht die Gefahr der Doppelzahlung. 

Wer kann mir helfen, eine Nebenkostenabrechnung auf Fehler zu prüfen?

Mieterinnen und Mieter sollten jede Nebenkostenabrechnung überprüfen, denn dies spart oft bares Geld. Kommt ihnen eine Position verdächtig hoch vor, sollten sie die dazugehörigen Belege beim Vermieter einsehen, um die Kosten überprüfen zu können. Hilfe bei der Überprüfung und Unterstützung bei der Geltendmachung ihrer Rechte finden Mieterinnen und Mieter bei ihrem örtlichen Mieterverein.

Stand: 13.09.2023

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