Gesetzlich gibt es nur wenige verpflichtende Aufbewahrungsfristen. Dennoch sollten Sie einige private Unterlagen am besten Ihr Leben lang behalten.
Eine Reihe von Dokumenten wie Rechnungen brauchen Sie, um im Schadensfall Ansprüche geltend machen zu können.
Immer mehr Ihrer privaten Unterlagen können Sie auch digital ablegen und dadurch Ordnung schaffen.
Wie oft haben Sie schon hektisch nach einem Dokument gesucht? Die Krankschreibung bleibt unauffindbar und der Kassenzettel für die defekte Waschmaschine spurlos im Aktenlabyrinth verschwunden. Immerhin: Die Geburtsurkunde liegt in greifbarer Nähe. Im Laufe der Jahre sammeln sich Kontoauszüge, Rechnungen, Versicherungsnachweise und vieles mehr an. Wie lange das alles wirklich aufgehoben werden sollte, richtet sich nach der Art der Unterlagen und den empfohlenen Fristen. Welche Zeiträume sind also für Privatpersonen wichtig und worauf kommt es an?
Für Privatpersonen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die für bestimmte Dokumente gelten. Dies bedeutet, dass Sie verpflichtet sind, diese Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Vor allem in zwei Fällen:
Nicht alles ist gesetzliche Pflicht, aber im eigenen Interesse – und das ist die Kür – sollten Sie manche Dokumente lebenslang aufbewahren. Es liegt in Ihrem Ermessen, Dokumente wie Rechnungen oder Versicherungsnachweise länger aufzubewahren. Kontoauszüge sollten Sie mindestens 3 Jahre aufheben. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) aus dem Jahr 2024 besagt, dass Firmen ihre Belege rückwirkend nur noch 8 statt 10 Jahre aufheben müssen. Für private Haushalte ändert sich nichts.
Fehlen Ihnen jedoch Unterlagen, kann das im Falle eines Falles nachteilig sein; etwa weil: Sie Steuern nicht vollständig zurückfordern, Garantien nicht nutzen oder Versicherungsleistungen nicht geltend machen können. Machen Sie mit unserer Tabelle einen kurzen Check:
Für die geordnete Aufbewahrung Ihrer privaten Dokumente empfehlen wir, geeignete Mappen oder Boxen zu nutzen. Private Dokumente lassen sich am übersichtlichsten thematisch nach Sparten sortieren: Erstellen Sie Ordner für
So finden Sie schnell, was Sie suchen – egal wie viele Unterlagen Sie haben. Sorgen Sie schließlich noch für eine klare Beschriftung.
Auch digital sollten Sie entsprechend Ordnung schaffen. Denn viele Verträge bekommen Sie indes auch oft per E-Mail oder als Download. Legen Sie sich dafür einen übersichtlichen Ordner an und legen Sie die Dateien dort ab, nützlich ist immer auch Datumshinweis.
Vorteil von PDFs und Co: Sie sind nach Stichworten durchsuchbar. So finden Sie schneller, was Sie benötigen.
Es empfiehlt sich, vom ursprünglichen Speicherort (Computer, Tablet oder Smartphone) Sicherungskopien auf einer externen Festplatte zu erstellen. Oder Sie nutzen eine Cloud, wie beispielsweise das Angebot S-Trust, dem Dokumenten- und Passwort-Manager Ihrer Sparkassen, mit dem Sie von überall auf Ihre wichtigen Dokumente Zugriff haben.
Bislang erfordern Erbschaften, Nachlässe oder Vermögensübertragungen häufig beglaubigte Abschriften. Bald steht ein grundlegender Wandel bei der Dokumentenverwaltung bevor, künftig soll es in vielen Fällen einfacher gehen: Die Bundesregierung will durch einen neuen Gesetzentwurf ermöglichen, dass Beurkundungen (z. B. im Nachlass- oder Erbschaftsfall) voll digital und papierlos erfolgen.
Notare, Nachlassgerichte und Konsulate sollen Urkunden und Abschriften bald elektronisch erstellen und beglaubigen dürfen. Papierausfertigungen werden damit meist entbehrlich, denn digitale Urkunden mit qualifizierter Signatur reichen dann aus. Dies erleichtert die Archivierung, verringert bürokratische Hürden und sorgt für schnellere Abläufe, weil die elektronische Erfassung wie z. B. aufwendiges Scannen entfällt. Die neue digitale Beurkundung bietet zugleich ein hohes Maß an Nachvollziehbarkeit.
Um unbefugten Zugriff, Datenverlust durch Hardwareausfälle oder Cyberangriffe wirkungsvoll zu verhindern, empfiehlt es sich, diese Dinge zu beachten:
Eine Flut kommt, Ihr Haus muss evakuiert werden oder ein anderer Umstand zwingt Sie, relativ rasch Ihre Wohnung zu verlassen, ohne dass Sie wissen, ob Sie sie in unversehrtem Zustand wiedersehen oder je wiederkommen. Als schnelle Lösung ist es sinnvoll alle Unterlagen einfach auf einem USB-Stick zu laden oder in einer Cloud abzulegen.
Sie haben aber auch noch viele Papierdokumente? Welche Sie nach Möglichkeit griffbereit haben sollten, dazu hat das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) eine Liste mit den essenziellen Unterlagen aufgestellt. Das ist die Dokumentenmappe.
Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen oder wenn Sie ein Dokument definitiv nicht mehr brauchen, können Sie es entsorgen. Achten Sie dabei stets auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten: Nutzen Sie einen Aktenvernichter, der DSGVO-konform arbeitet, um Schriftstücke mit sensiblen Inhalten sicher zu schreddern und unwiderruflich vernichten zu können. Danach dürfen Papierdokumente in den Altpapierbehälter. Thermopapier-Belege (z. B. Kassenbons) gehören aufgrund der chemischen Beschichtung in den Restmüll. So bewahren Sie den Datenschutz und handeln nachhaltig.
Das wussten Sie schon immer: Ordnung ist das halbe Leben. Nun werden Sie erleben: Das ganze Leben läuft umso reibungsloser, je besser Sie Ihre Unterlagen organisiert haben. Am Ende ersparen Ihnen die privaten Verwaltungsakte so manch frustrierende Erfahrung.
Personaldokumente und Unterlagen zum Haus oder zur Wohnung
behalten Sie am besten Ihr ganzes Leben. Arbeits- und Versicherungspapiere
bewahren Sie bis zur Rente auf. Kontoauszüge heben Sie 3 Jahre auf.
Mietverträge bleiben noch 3 Jahre nach Ihrem Auszug bei Ihnen.
Ja. Für privat aufbewahrte Rechnungen, Verträge und Belege gelten die gleichen Aufbewahrungszeiträume – unabhängig vom Medium.
Handwerker-Rechnungen bleiben 2 Jahre bei Ihnen. Kaufbelege
behalten Sie, bis die gesetzliche Gewährleistung oder zusätzliche Garantie abgelaufen
ist.
Sie sollten Ihre Steuerunterlagen 4 Jahre lang aufheben. Wenn Sie sehr viel verdienen (mehr als 500.000 Euro im Jahr), sind es 6 Jahre.
Sie können viele Papiere neu bei der Behörde oder der Bank beantragen. Das kostet Zeit und manchmal auch Geld.
Wenn Sie Papiere zu früh wegwerfen, können Sie Ansprüche verlieren. Zum Beispiel läuft die Handwerker-Garantie dann aus.
In der Regel ist das zulässig, solange es sich nicht um
Originale mit besonderen Formerfordernissen (wie notarielle Verträge oder Testamente) handelt. Für
Steuerunterlagen genügt dem Finanzamt in der Regel eine
gut lesbare Kopie.
