Gesetzlich gibt es kaum verpflichtende Aufbewahrungsfristen. Dennoch sollten Sie einige private Unterlagen Ihr Leben lang behalten.
Eine Reihe von Dokumenten wie Rechnungen brauchen Sie, um etwa im Schadensfall Ersatz zu bekommen.
Viele Ihrer privaten Unterlagen können Sie auch digital ablegen und dadurch Ordnung schaffen.
Wie oft suchen Sie nach wichtigen Dokumenten? Die Krankschreibung, wo war sie doch gleich? Der Bon von der defekten aber gar nicht so alten Waschmaschine – verschollen. Die Geburtsurkunde? Ah ja, schön säuberlich aufbewahrt.
Es gibt zahlreiche Unterlagen und Dokumente, die wir im Laufe unseres Lebens ansammeln. Oft stehen wir dann vor der Frage: Wie lange sollten wir sie eigentlich aufbewahren? Die Antwort darauf ist abhängig von der Art des Dokuments und den damit verbundenen Aufbewahrungsfristen. Dieser Artikel hilft Ihnen, sich im Wirrwarr der Aufbewahrungspflichten zurechtzufinden und gibt einen Überblick über die wichtigsten Fristen für Privatpersonen.
Grundsätzlich gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die für bestimmte Dokumente gelten. Dies bedeutet, dass Sie als Privatperson gesetzlich verpflichtet sind, diese Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Allerdings nur in zwei Fällen:
Wer als Mieter oder Eigentümer Handwerker mit Arbeiten an Haus oder Wohnung beauftragt, muss die zugehörigen Rechnungen zwei Jahre aufbewahren.
Zudem gilt für Menschen mit besonders hohen Einkommen von mehr als 500.000 Euro im Jahr eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahre für steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen.
Oftmals liegt das Aufbewahren in Ihrem Ermessen. Wenn Sie bestimmte Dokumente nicht mehr haben, ist das im Zweifel nur zu Ihrem eigenen Nachteil, weil Sie etwa weniger Steuern zurückfordern, Garantien nicht in Anspruch nehmen oder Erstattungen durch Versicherungen nicht erhalten können.
Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Zeugnisse, Patientenverfügung und ähnliche Personaldokumente sollten Sie dauerhaft aufbewahren, da sie früher oder später wieder benötigt werden können.
Für die Berechnung des Rentenbescheids müssen Sie eine Reihe von Dokumenten vorlegen. Diese umfassen: Ausbildungs- und Arbeitsverträge, Zeugnisse als Nachweis für Ausbildungszeiten, Elterngeldbescheide, Gehaltsabrechnungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Bewahren Sie diese Unterlagen möglichst bis zur Rente auf.
Kassenbons können Sie wegschmeißen. Sie brauchen Sie allerdings, wenn Sie ein defektes Gerät umtauschen wollen. Meistens gelten die Garantien von Elektrogeräten für zwei Jahre nach Kauf. Mitunter weicht diese Dauer aufgrund von Sonderkonditionen ab. Wenn Sie Ihren Anspruch geltend machen wollen und nicht auf die Kulanz des Verkäufers angewiesen sein wollen, ist ein Kassenbon als Nachweis nötig.
Wichtig können Kassenbons in Versicherungsfällen werden. Wenn etwa bei Ihnen eingebrochen wird, ein Feuer ausbricht oder Ihre Wohnung geflutet wird, müssen Sie gegenüber der Hausratversicherung nachweisen, welche Gegenstände ersetzt werden müssen. Da sind Kassenbons sehr hilfreich.
Zur Aufbewahrung von Kontoauszügen sind Sie nicht verpflichtet. Empfohlen wird in der Regel aber, sie drei Jahre aufzuheben. Besonders leicht geht das beim Online-Banking. Mehr dazu, lesen Sie im Beitrag Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen.
Für Ihre Steuerbescheide und die dazugehörigen Unterlagen empfiehlt sich eine Aufbewahrungsfrist von etwa vier Jahren. Das gilt auch für steuerrelevante Belege wie Quittungen für Büromaterial, Kassenzettel, Nachweise über Beiträge in politischen Parteien oder Spendenquittungen. Das Finanzamt kann Bescheide nur bis zu vier Jahre rückwirkend ändern. Bevor Sie den Bescheid erhalten, sollten Sie eine Kopie Ihrer Steuererklärung aufbewahren. Wer sie über den Computer erledigt, hat in der Regel digital eine Kopie. Sollten Sie (nebenbei) unternehmerisch tätig sein, kann sich die empfohlene Frist verlängern, um für etwaige Nachprüfungen durch das Finanzamt gewappnet zu sein. Diese liegt meist zwischen 6 und 10 Jahren.
Versicherungsunterlagen sind oft relativ umfangreich. Solange Ihre Police noch aktiv ist, sollten Sie den zugehörigen Vertrag aufbewahren.
Verträge schließt man häufiger, als man denkt – ob im Fitness-Center, fürs Handy, Internet oder Pay-TV. Einige davon sind wichtiger als andere. Als Faustformel gilt: Solange sie noch gültig sind, sollten sie aufbewahrt werden. Dabei können Sie aber durchaus mit Augenmaß agieren. Aber selbst Verträge für Sportangebote können Ihnen eventuell noch nutzen, wenn Sie sich die Ausgaben von Ihrer Krankenkasse teilweise erstatten lassen können. Sobald die Rechnung eingereicht und die Erstattung ausgezahlt ist, können die Unterlagen aber weg.
Einen Mietvertrag sollten Sie noch drei Jahre nach Auszug behalten, da Ansprüche aus dem Mietvertrag erst dann erlöschen – für die Frist zählt das Kalenderjahresende. In der Regel passiert nach Rückzahlung der Kaution allerdings nicht mehr viel.
Verträge mit direktem Bezug zu einer Immobilie bewahren Sie am besten lebenslang auf. Das gilt auch für Grundbuchauszüge.
Für die geordnete Aufbewahrung Ihrer privaten Dokumente empfehlen wir, geeignete Ordner oder Boxen zu nutzen. Sorgen Sie für eine klare Beschriftung, sodass Sie die benötigten Unterlagen schnell finden können.
Auch digital sollten Sie entsprechend Ordnung schaffen. Denn viele Verträge bekommen Sie mittlerweile nur noch per E-Mail oder als Download. Legen Sie sich dafür eine übersichtliche Ordnerstruktur an und legen Sie die Dateien dort ab. Einige der Papierdokumente können Sie auch abfotografieren oder einscannen und digital ablegen, um Platz zu sparen. Vorteil von PDFs und Co: Sie sind nach Schlagworten durchsuchbar. So finden Sie noch schneller, was Sie brauchen.
Als Speicherort eignet sich der eigene Computer, wobei sich dann eine Sicherungskopie auf einer externen Festplatte empfiehlt. Oder Sie nutzen die Cloud, wie beispielsweise das Angebot S-Trust, dem Dokumenten- und Passwort-Manager Ihrer Sparkassen, mit dem Sie von überall auf Ihre wichtigen Dokumente Zugriff haben.
Eine Flut kommt, Ihr Haus muss evakuiert werden oder ein anderer Umstand zwingt Sie, relativ rasch Ihre Wohnung zu verlassen, ohne dass Sie wissen, ob Sie sie in unversehrtem Zustand wiedersehen oder je wiederkommen. Welche Dokumente sollten Sie nach Möglichkeit griffbereit haben? Dazu hat das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) eine Liste mit den essenziellen Unterlagen aufgestellt. Die Dokumentenmappe sollte enthalten:
Im Original:
Im Original oder als beglaubigte Kopie:
Als einfache Kopie:
Das erscheint überraschend viel. Einfacher geht’s in jedem Fall, wenn Sie sich alle Dokumente, die auch als Kopie vorliegen können, platzsparend als digitale Version mitnehmen beispielsweise auf einem USB-Stick. Oder Sie haben diese sicher in einer Cloud abgelegt, auf die Sie andernorts zugreifen können.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder wenn Sie sicher sind, dass Sie ein Dokument nicht mehr benötigen, können Sie es entsorgen. Beachten Sie aber, dass Sie persönliche Daten sicher vernichten sollten. Ein Aktenvernichter ist hierfür ideal. Papierdokumente können dann in den Papiermüll. Kassenbons bestehen hingegen aus Thermopapier, das mit Chemikalien beschichtet ist. Sie gehören in den Restmüll.
Als Privatperson haben Sie grundsätzlich die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen. Sei es aus steuerlichen Gründen, für Garantieansprüche oder einfach nur für den eigenen Überblick – es ist wichtig, sich mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen vertraut zu machen. Achten Sie darauf, dass Sie Unterlagen ordentlich aufbewahren und wissen, wann die Frist abgelaufen ist, damit Sie nicht unnötig viel Papier zu Hause aufbewahrt haben.
Indem Sie sich an die oben genannten Richtlinien und Aufbewahrungsfristen halten, sorgen Sie für Ordnung in Ihren Unterlagen und sind für Eventualitäten gerüstet. So haben Sie immer alles griffbereit, wenn es darauf ankommt.
