Bereits mit präventiven Maßnahmen, die Sie in die Prozesse Ihres Unternehmens etablieren, können Sie das Risiko von Zahlungsausfällen senken, zum Beispiel indem Sie vor großen Projekten eine Bonitätsprüfung der Kundschaft durchführen.
Für den Fall, dass eine Rechnung nicht termingerecht gezahlt wird, sind feste Abläufe wichtig – von der Zahlungserinnerung über die Kontaktaufnahme sowie Mahnungen bis hin zum Inkasso beauftragen, dem gerichtlichen Mahnverfahren oder der Klage.
Je nach Unternehmen und Geschäftsmodell kann es sich lohnen, das Zahlungsausfallrisiko mit einer Warenkreditversicherung auszulagern oder bestimmte Forderungen mit Factoring zu verkaufen.
Forderungsmanagement umfasst sämtliche Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen, um Zahlungsausfälle zu verhindern und entstandene Forderungen konsequent einzutreiben. Wichtig sind dafür bereits Präventivmaßnahmen, damit es möglichst gar nicht erst dazu kommt, dass der Kunde oder die Kundin nicht zahlt. Lernen Sie dazu im Folgenden mit den 7 goldenen Regeln des präventiven Forderungsmanagements wichtige Aufgaben kennen.
Wenn Sie akut betroffen sind, haben Sie verständlicherweise gerade andere Sorgen, als sich um Präventivmaßnahmen fürs nächste Mal zu kümmern. Wir zeigen Ihnen im Anschluss, welche Schritte des akuten Forderungsmanagements Sie einleiten können, um Ihr Geld zu bekommen – samt Beispielen für die Kommunikation mit Ihren Schuldnerinnen und Schuldnern.
Zum Forderungsmanagement gehören außerdem bestimmte Instrumente, mit denen Unternehmen einen ausgewogenen Cashflow unterstützen und finanzielle Ausfallrisiken minimieren können. So kann eine Warenkreditversicherung eingesetzt werden, um Forderungen abzusichern und mögliche Zahlungsausfälle abzufangen. Factoring, der Verkauf offener Forderungen an ein Factoring-Unternehmen, ermöglicht schnelle Liquidität. Beide Instrumente können das Forderungsmanagement ergänzen und bei gezieltem Einsatz die finanzielle Stabilität des Unternehmens verbessern. Wir gehen daher in diesem Artikel abschließend näher darauf ein.
Vor allem kleinere Unternehmen denken oft erst dann ans Forderungsmanagement, wenn der Fall akut ist, ein Kunde oder eine Kundin also nicht termingerecht zahlt. Indem Sie die 7 folgenden Regeln etablieren, reduzieren Sie Ihr Risiko, dass es überhaupt so weit kommt, und – falls doch – die Ausfallhöhe.
Prüfen Sie bei großen Aufträgen vor Vertragsabschluss die Kreditwürdigkeit (Bonität) potenzieller Kundinnen und Kunden.
Legen Sie Zahlungsfristen, Zahlungsarten und gegebenenfalls Skonto eindeutig und schriftlich fest. Achten Sie je nach Branche in Angeboten, Verträgen und Rechnungen dazu auf klare Formulierungen.
Fordern Sie bei größeren Aufträgen eine Anzahlung oder regelmäßige Abschlagszahlungen ein – je nachdem, was in Ihrer Branche üblich ist.
Stellen Sie Ihre Rechnungen zeitnah und eindeutig aus, um Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden.
Reagieren Sie frühzeitig und konsequent auf verspätete Zahlungen – mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Mehr dazu weiter unten im Artikel.
Wenn Sie risikobehaftete Kundinnen und Kunden annehmen: Setzen Sie ein Kreditlimit, um finanzielle Risiken zu begrenzen.
Fördern Sie den regelmäßigen Kontakt zu Ihrer Kundschaft. Wer sich persönlich kennt und schätzt, kann gegebenenfalls auch Probleme oft besser lösen. Nicht zuletzt können Sie mögliche Zahlungsprobleme dadurch unter Umständen früher erkennen und entsprechend reagieren.
Sie liefern, stellen die Rechnung, die Kundschaft zahlt – in einer optimalen Welt ist es so einfach. In Branchen, in denen Vorkasse vereinbart wird, geht das sogar mit Zahlung vor Lieferung. So entsteht erst gar keine offene Forderung.
In der Realität kann es hingegen dazu kommen, dass Sie bei manchen Kunden oder Kundinnen zusätzliche Schritte gehen müssen, um nach erbrachter Leistung an Ihr Geld zu kommen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht dazu, wie diese häufig ablaufen. Die Übersicht ist so zu verstehen: Prinzipiell gehen Sie die Schritte so weit, bis die Forderung beglichen ist. Meist haben Kundinnen und Kunden nur vergessen, die Rechnung zu zahlen und holen dies schon nach der Zahlungserinnerung nach. In manchen Fällen müssen Sie jedoch weitere Schritte gehen. Je mehr Schritte nötig sind, desto länger kann dies dauern.
Bitte beachten Sie: Die Schritte können je nach Fall abweichen. Wir haben einen gängigen Ablauf dargestellt, um einen guten ersten Überblick zu geben.
Stellen Sie am besten direkt nach Leistungserbringung eine klare und korrekte Rechnung. Vergessen Sie nicht die Zahlungsfrist.
Tipp: Hilfestellungen und Hinweise zur Rechnungsstellung finden Sie in unseren Ratgebern Rechnung schreiben und E-Rechnung.
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Kundinnen und Kunden innerhalb der vereinbarten Frist zahlen. Ist das Geld zum Termin noch nicht direkt auf dem Konto, ist das in der Regel jedoch noch kein Grund zur Sorge. Häufig geben Unternehmerinnen und Unternehmer guten Kundinnen und Kunden eine Kulanzfrist von etwa 7 Tagen, bevor sie aktiv werden, also den nächsten Schritt gehen.
Tipp: Auch als Firmenkundin oder Firmenkunde können Sie sich für Ihr Geschäftskonto den Kontowecker stellen – etwa für eine automatische Benachrichtigung, wenn die Kundschaft gezahlt hat.
Die Zahlungsfrist ist überschritten, auch Ihre Kulanzfrist ist gegebenenfalls verstrichen, aber das Geld ist noch nicht auf Ihrem Konto? Jede und jeder kann mal was vergessen. Senden Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung mit neu gesetzter Frist. Üblich ist es, eine Frist von etwa 7 Tagen als neues Zahlungsziel zu setzen.
Betreff: Freundliche Erinnerung – offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte:r [Name der Kundschaft],
wir hoffen, es geht Ihnen gut. Im Alltag ist es schnell passiert, dass man eine Rechnung übersieht; daher erlauben wir uns, Sie freundlich an unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] zu erinnern. Die Zahlung war zum [Fälligkeitsdatum] fällig, ist jedoch bisher noch nicht bei uns eingegangen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis zum [neues Zahlungsziel] begleichen könnten. Falls Sie Rückfragen zur Rechnung haben oder etwas unklar sein sollte, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns – wir helfen Ihnen gern weiter.
Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und Ihre baldige Zahlung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
Je nach Unternehmen kann dieser Schritt entweder an dieser Stelle oder nach der zweiten Mahnung erfolgen. Abhängig ist das vor allem von der Branche und dem Unternehmenskonzept.
Ein Richtwert: Wenn Sie für eine geringere Anzahl an Kundinnen und Kunden eher große Aufträge erledigen, sollte die persönliche Kontaktaufnahme nach Ablauf des neuen Zahlungsziels in der Zahlungserinnerung erfolgen – vorausgesetzt, die Kundschaft hat weiterhin nicht gezahlt. Denn die Kundenbeziehung ist in diesem Fall nicht anonym, sondern oft persönlich geprägt. Ein Gespräch kann daher die effektivste Lösung des Problems darstellen und ein freundlicher persönlicher Kontakt kann es an dieser Stelle in der Regel noch vermeiden, die Kundenbeziehung zu schädigen. Kontaktieren Sie die Kundschaft je nach Art der Kundenbeziehung telefonisch oder persönlich, um mögliche Gründe zu klären und gegebenenfalls eine individuelle Lösung (zum Beispiel Ratenzahlung) zu finden.
In Unternehmen, die für zahlreiche und dem Betrieb eher anonyme Kundinnen und Kunden Aufträge in geringem Umfang erledigen, ist es hingegen aufgrund des hohen Aufwands oft üblich, diesen Schritt gegebenenfalls erst nach der zweiten Mahnung (siehe unten) zu gehen.
Bleibt die Zahlung nach Ablauf des neuen Zahlungsziels in der Zahlungserinnerung beziehungsweise – bei anschließender persönlicher Kontaktaufnahme – trotz entsprechender Vereinbarung weiterhin aus, verschicken Sie eine höfliche, aber bestimmte erste Mahnung. Darin setzen Sie eine eindeutige Nachfrist. Diese liegt üblicherweise etwa 14 Tage in der Zukunft. Legen Sie eine Kopie der Rechnung bei, um der Kundschaft die Zahlung möglichst einfach zu gestalten.
Betreff: Erste Mahnung – offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte:r [Name der Kundschaft],
leider konnten wir für die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] trotz unserer vorherigen Zahlungserinnerung noch keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war zum [ursprüngliches Fälligkeitsdatum] fällig.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis spätestens zum [neues Zahlungsziel]. Sollte sich die Zahlung mit diesem Schreiben bereits überschnitten haben, betrachten Sie diese Mahnung bitte als gegenstandslos.
Falls es Fragen oder Unklarheiten zur Rechnung gibt, sind wir selbstverständlich gern für Sie da. Vielen Dank für Ihre zügige Bearbeitung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
Erfolgt bis zum neuen Zahlungsziel aus der ersten Mahnung immer noch keine Zahlung, versenden Sie eine zweite, klar formulierte Mahnung mit einer letzten Zahlungsfrist und dem Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte sowie Verzugszinsen. Die letzte Zahlungsfrist liegt üblicherweise 14 Tage in der Zukunft.
Betreff: Zweite Mahnung – offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte:r [Name der Kundschaft],
leider haben Sie bisher weder auf unsere Zahlungserinnerung noch auf unsere erste Mahnung bezüglich der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] reagiert. Der offene Betrag von [Betrag] Euro war ursprünglich am [Fälligkeitsdatum] fällig.
Wir bitten Sie nunmehr eindringlich, den ausstehenden Betrag bis spätestens zum [letzte Zahlungsfrist] zu begleichen. Sollte die Zahlung bis zu diesem Termin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten, die zusätzliche Kosten für Sie bedeuten können.
Sollten Sie Fragen oder Schwierigkeiten bezüglich der Zahlung haben, kontaktieren Sie uns bitte unverzüglich, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können. Vielen Dank für Ihre umgehende Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, haben Sie 3 verschiedene Möglichkeiten, um an Ihr Geld zu kommen:
a) Inkasso beauftragen: Geben Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen weiter. Seriöse Inkassodienstleister handeln im Auftrag von Gläubigerinnen und Gläubigern, um offene Forderungen einzutreiben, und achten dabei stets auf rechtlich korrektes und faires Vorgehen. Sie prüfen zunächst die Forderung, nehmen schriftlich und telefonisch Kontakt mit dem Schuldner oder der Schuldnerin auf und versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden, etwa durch Ratenzahlungen oder Zahlungsaufschübe. Achten Sie bei einem professionellen Inkassodienst darauf, dass dieser Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) ist und mit transparenten, nachvollziehbaren Gebührenmodellen arbeitet.
Tipp: In unserem Ratgeber erklären wir den Ablauf eines Inkassoverfahrens aus Sicht der Kundschaft.
b) Anwalt oder Anwältin einschalten: Beauftragen Sie einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin mit der rechtlichen Durchsetzung Ihrer Forderung. In der Regel setzt dieser oder diese nach der Prüfung der bisherigen Schritte zunächst ein anwaltliches Mahnschreiben auf, um den Druck auf die Kundschaft zu erhöhen. Sollte der Schuldner oder die Schuldnerin daraufhin nicht zahlen, können Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder Klage erheben, um einen vollstreckbaren Titel zu erwirken. Vor der Klage sollten Sie prüfen, dass die Kundschaft nicht insolvent ist. Während des gesamten Prozesses eines gerichtlichen Verfahrens sollte Sie das Rechtsanwaltbüro zu den Erfolgsaussichten, Kosten und Risiken in Ihrem Fall beraten. Bei dieser Option kann sich eine passende Firmenrechtsschutzversicherung auszahlen.
c) Erlass eines Mahnbescheids beantragen: Beantragen Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid, um den Druck auf die Schuldnerseite zu erhöhen und die Forderung nach Möglichkeit zu vollstrecken. Insbesondere wenn Sie keine Rechtsschutzversicherung haben, die den entsprechenden Baustein abdeckt, ist dies oft der günstigere Weg, um an Ihr Geld zu kommen. Es hört sich außerdem komplizierter an, als es ist: Sie müssen dafür beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes auf einem offiziellen Vordruck einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. In der Regel geht das online oder per Post. Die Vordrucke zum Versand per Post bekommen Sie auch in vielen Schreibwarenhandlungen. Die Schuldnerseite bekommt daraufhin einen Mahnbescheid vom Amtsgericht zugestellt. Legt die Schuldnerseite keinen Widerspruch ein, kann es zum Vollstreckungsbescheid kommen. Dazu müssen Sie dann noch einmal einen Antrag stellen, nämlich den Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides. Über einen Gerichtsvollzieher oder eine Gerichtsvollzieherin kann zwangsvollstreckt werden, wenn die Schuldnerseite keinen Widerspruch einlegt. Legt sie hingegen Widerspruch ein, können Sie nur noch regulär Klage erheben.
Eine Warenkreditversicherung ist besonders für Unternehmen geeignet, die regelmäßig Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung liefern und größere Forderungen gegenüber Kundinnen und Kunden haben. Sie bietet Schutz vor Zahlungsausfällen, etwa durch Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit der Abnehmenden. Sie ist unter anderem für exportierende Unternehmen und Betriebe mit hohem Forderungsvolumen sinnvoll. Die Absicherung über eine Warenkreditversicherung erhöht die Planungssicherheit und reduziert das Risiko für Liquiditätsengpässe.
Factoring eignet sich für Unternehmen, die schnelle Liquidität benötigen oder das Risiko und den Verwaltungsaufwand rund um offene Forderungen auslagern möchten. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, weil sie durch den Verkauf ihrer Forderungen sofort über Geld verfügen und sich nicht um das Mahnwesen kümmern müssen. Factoring kann sich vor allem bei regelmäßigem Rechnungsaufkommen und klar strukturierten Kundenbeziehungen lohnen.
Folgende Schritte sind üblich, nachdem gegebenenfalls die Kulanzfrist verstrichen ist:
Je nach Unternehmen können die Schritte abweichen. So erfolgt die Kontaktaufnahme in manchen Betrieben erst nach der zweiten Mahnung.
Wenn Ihr Kunde oder Ihre Kundin nicht zahlen kann, sollten Sie zunächst das direkte Gespräch suchen, um die genauen Gründe und Umstände zu klären. Prüfen Sie anschließend gemeinsam, ob eine Ratenzahlung oder eine Verlängerung des Zahlungsziels möglich ist. Alternativ können Sie Teilzahlungen vereinbaren, um zumindest einen Teil der Forderung zeitnah zu sichern.
Halten Sie in jedem Fall alle getroffenen Absprachen schriftlich fest und vereinbaren Sie klare Zahlungsfristen. Bleiben Sie dabei freundlich und lösungsorientiert, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten. Falls dennoch keine Einigung zustande kommt, können Sie rechtliche Schritte oder die Einschaltung eines Inkassounternehmens erwägen. Wichtig ist, zügig zu handeln, um größere Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Factoring und Inkasso unterscheiden sich darin, wer das Risiko der offenen Forderung trägt und wie die Forderungen behandelt werden:
Gläubigerinnen und Gläubiger können ihre Forderungen grundsätzlich bis zum Eintritt der gesetzlichen Verjährung geltend machen, die bei den meisten Alltagsgeschäften 3 Jahre beträgt. Diese Frist beginnt üblicherweise am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Unter bestimmten Voraussetzungen, etwa bei titulierten Forderungen (gerichtliches Urteil, Vollstreckungsbescheid), verlängert sich die Verjährungsfrist. Wichtig ist, dass Gläubigerinnen und Gläubiger rechtzeitig Maßnahmen wie Mahnbescheid oder Klage ergreifen, um den Ablauf der Verjährung zu verhindern.
Grundsätzlich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach vollständiger Leistungserbringung gestellt werden. Das gilt, wenn eine Rechnungspflicht besteht und etwa bei Rechnungen zwischen Unternehmen. Genaueres regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14. Allerdings ist es empfehlenswert, Rechnungen zeitnah zu stellen, um Zahlungsschwierigkeiten oder Streitigkeiten zu vermeiden – aber auch um die eigene Liquidität zu sichern.
Um erfolgreich ein Inkassounternehmen zu beauftragen, sollten in der Regel folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
