Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können.
Für den Versand der E-Rechnung gelten Übergangsfristen: Je nach Unternehmensumsatz im Vorjahr sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch bis Ende 2026 beziehungsweise bis Ende 2027 zulässig. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung grundsätzlich für alle.
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen elektronische Rechnungen in der Regel empfangen können, sind aber von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 hat Deutschland die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr auf den Weg gebracht. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung schrittweise zum neuen Standard für Unternehmen.
Parallel dazu verfolgt die EU im Rahmen der ViDA-Initiative den Aufbau eines elektronischen Meldesystems für Umsatzsteuerdaten. Nach dem aktuellen Zeitplan sollte dieses System ursprünglich bis 2028 umgesetzt werden; inzwischen wird jedoch auch über eine Verschiebung auf 2030 oder sogar 2032 diskutiert. Für Deutschland ist der Start eines nationalen Meldesystems derzeit erst dann vorgesehen, wenn die europäische Lösung umgesetzt ist.
Ziel der Einführung der E-Rechnungspflicht ist es, die Rechnungsstellung zu vereinfachen, die Buchhaltung zu automatisieren und manuelle Prozesse zu reduzieren. Gleichzeitig soll die E-Rechnung die Digitalisierung in Unternehmen fördern und die Verarbeitung von Rechnungen effizienter machen.
Seit 2025 wird eine E-Rechnung als eine elektronische Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben nur dann, wenn sie den technischen Standard einhält. Für Betriebe bedeutet das, dass entsprechende digitale Dokumente korrekt erzeugt und verarbeitet werden müssen.
Wichtig ist die Abgrenzung zu PDF-Rechnungen: Ein PDF per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als sonstige elektronische Rechnung. Das gilt auch für Formate wie beispielsweise „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“. Für eine echte E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Format erforderlich.
Für die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026 sind vor allem XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten Fällen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist, dass das Rechnungsformat den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht oder interoperabel verarbeitet werden kann.
Die Empfangspflicht betrifft seit 2025 alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, also auch Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer Rechnungen im geschäftlichen Umfeld erhält, muss technisch in der Lage sein, diese E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür sind geeignete Systeme und Prozesse notwendig, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Bei der Ausstellung gibt es dagegen 2026 noch mehr Spielraum. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden, und auch andere elektronische Rechnungen sind zulässig, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Die vollständige Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung kommt erst schrittweise.
Für den öffentlichen Bereich gilt die elektronische Rechnungsstellung schon länger. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten besondere Vorgaben, die bereits seit Jahren verbindlich sind.
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Was weiterhin ausgenommen ist:
Folgende Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer E‑Rechnung:
Quelle: BMF Stand März 2026
Für den Empfang einer E-Rechnung reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus. Um die Rechnungsdaten aber sinnvoll zu lesen und weiterzuverarbeiten, ist in der Regel eine geeignete Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System erforderlich. Diese Systeme helfen dabei, eingehende Dokumente strukturiert zu erfassen und weiterzuverarbeiten.
Besonders wichtig ist die automatisierte Verarbeitung, weil sie Zeit spart und Fehler in der Buchhaltung reduziert. Unternehmen sollten außerdem auf Datensicherheit und klare interne Prozesse achten, damit elektronische Rechnungen korrekt bearbeitet werden.
Die Archivierung muss nach § 14b Absatz 1 UStG auch bei E-Rechnungen acht Jahre lang gewährleistet sein. Dabei müssen diese im elektronischen Ursprungsformat erhalten bleiben. Sie dürfen also nicht etwa Screenshots oder PDFs der E-Rechnungen erstellen und diese statt der Originale archivieren.
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden und unter anderem eine automatische elektronische Verarbeitung zulassen. Dabei müssen weiterhin alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein. Mehr Informationen zu diesen finden Sie in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.
Die Datenfelder einer E-Rechnung enthalten sogenannte Business Terms Nummern (auch: BT-Nummern). Dabei steht beispielsweise BT-1 für die Rechnungsnummer. Wir zeigen Ihnen im Folgenden die Schritte, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf das Ausstellen von E-Rechnungen umstellen können:
Wer eine E-Rechnung erstellen will, braucht ein passendes Rechnungsformat und eine Software, die strukturierte elektronische Rechnungen unterstützt. Vor allem XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung sind dafür gängige Lösungen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Vorsicht: Insbesondere bei kostenfreien Onlinediensten sollten Sie prüfen, dass die Rechnung auch tatsächlich gesetzeskonform erstellt und der Datenschutz gewährleistet ist.
Für die Erstellung müssen alle relevanten Rechnungsdaten vollständig erfasst werden, darunter Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Kunden- und Auftraggeberdaten sowie Leistungsbeschreibung, Mengen, Preise, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer und Zahlungsinformationen.
Geben Sie die gesammelten Daten in Ihr ERP-System, in Ihre E-Rechnungssoftware oder bei Ihrem Generator online ein. Dabei werden automatisch die Pflichtfelder belegt und die Daten in strukturierter Form hinterlegt, etwa im XRechnung-XML-Format oder in XML plus PDF bei ZUGFeRD.
Nutzen Sie integrierte Prüfwerkzeuge oder Online-Validatoren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Rechnung den geltenden Standards entspricht.
Die Übermittlung der fertigen E-Rechnung erfolgt über die gewünschte Schnittstelle (zum Beispiel per E-Mail oder Portal) an das Empfängerunternehmen. Archivieren Sie anschließend alle relevanten Unterlagen revisionssicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.
Ihr Finanzamt hat Sie aufgefordert (z. B. für das Veranlagungsverfahren), Rechnungen einzureichen? Über ELSTER können Sie Ihre E-Rechnungen unter „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ als Anhänge an die Finanzverwaltung übermitteln.
Am besten prüfen Sie die Rechnung in drei Schritten: technisch, inhaltlich und fachlich. Für die technische Prüfung eignen sich Validierungstools oder die Prüffunktion Ihrer Buchhaltungssoftware.
Zusätzlich sollten Sie kontrollieren, ob alle Pflichtangaben enthalten sind und ob Beträge, Steuersätze sowie Empfängerdaten stimmen. So stellen Sie sicher, dass die elektronische Rechnung nicht nur formal, sondern auch fachlich korrekt ist.
Dann sollten Sie zunächst klären, ob Ihr Lieferant bereits zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist oder noch eine Übergangsfrist nutzen darf. Bis Ende 2026 (bei Unternehmensumsatz über 800.000 Euro im Vorjahr) beziehungsweise bis Ende 2027 (bei Unternehmensumsatz mit maximal 800.000 Euro im Vorjahr) sind Papier- und bestimmte PDF-Rechnungen im B2B-Bereich weiterhin zulässig.
Praktisch bedeutet das: Sie können unter bestimmten Umständen vorerst noch andere Rechnungsformate akzeptieren, sollten aber intern festlegen, wie diese geprüft, erfasst und archiviert werden. Sinnvoll ist es außerdem, den Lieferanten frühzeitig auf die Umstellung zur E-Rechnung hinzuweisen.
Elektronische Rechnungen müssen in der Regel 8 Jahre lang aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass sie im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden und vollständig prüfbar bleiben.
Ein PDF-Ausdruck oder Screenshot reicht dafür nicht aus, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen können. Die Archivierung sollte daher revisionssicher und GoBD-konform erfolgen.
E-Rechnungen müssen in elektronischer Form revisionssicher archiviert werden, das heißt vollständig, unverändert, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und lesbar. In Deutschland gelten dafür insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Seit 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Außerdem sind bestimmte Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen vorgeschrieben. Dadurch bleibt die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Rechnung während der gesamten Archivierungsdauer gewährleistet.
Bei der neuen E-Rechnungspflicht bedeutet das, dass der strukturierte Teil in der ursprünglichen Form zugreifbar sein muss. Es darf also nicht etwa ein PDF daraus erstellt und gespeichert werden, sondern es muss beispielsweise das XML-Format der E-Rechnung aufbewahrt werden.
Stand Mai 2026
