Die durchschnittliche Vakanzzeit ist eine Kennzahl im Recruiting-Prozess. Sie wird unter anderem von der Bundesagentur für Arbeit regelmäßig in einer Statistik erfasst. Wichtig für diese Statistik: Gemessen wird bei der Vakanzzeit der genaue Zeitraum vom gewünschten Besetzungstermin, der vom Arbeitgeber genannt wird, bis zum Termin, zu dem die Stellenanzeige bei der Bundesagentur für Arbeit gelöscht wird (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, 2025). Dabei werden statistisch nur die Löschtermine von besetzten Stellen berücksichtigt – nicht etwa von stornierten Stellenanzeigen.
Damit unterscheidet sich die Vakanzzeit von der Time-to-hire (Zeitraum bis zum Vertragsabschluss) und der Time-to-Fill (Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin). Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff Vakanzzeit jedoch häufig ähnlich zur Time-to-Fill verwendet. Auch Unternehmen grenzen die Begriffe im Recruiting häufig nicht im gleichen Maße voneinander ab wie die Bundesagentur für Arbeit.
Solange eine Stelle vakant bleibt, spricht man von einer unbesetzten Position. Eine Vakanz bezeichnet also eine offene Stelle, die ein Unternehmen besetzen möchte.
Die Besetzungsdauer hängt stark von den jeweiligen Berufsgruppen und Berufen, den verfügbaren Kandidatinnen und Kandidaten sowie der Attraktivität eines Arbeitgebers ab. Eine hohe Vakanzzeit bedeutet meist, dass es länger dauert, qualifizierte Bewerbungen zu erhalten und den Prozess erfolgreich abzuschließen. Sie kann auf einen Fachkräftemangel hinweisen. Eine kurze Dauer zeigt dagegen, dass eine Stelle schnell besetzt werden kann.
Lange Vakanzzeiten wirken sich erheblich aus: Arbeitsabläufe stocken, vorhandene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zusätzlich belastet und Projekte verzögern sich möglicherweise. Deshalb kann die Analyse der Vakanzzeit für Unternehmen ein wichtiges Instrument sein, um ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren.
Wenn Sie die statistischen Daten der Bundesagentur für Arbeit betrachten, sollten Sie jedoch auch die Grenzen der Kennzahl bedenken. So lässt beispielsweise der Löschtermin keinen genauen Schluss auf den Arbeitsbeginn des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zu.
