Mit einer elektronischen Signatur (E-Signatur) lassen sich Verträge, Anträge und andere Dokumente digital und verbindlich unterzeichnen.
Es gibt drei Arten der digitalen Unterschrift, die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Sie unterscheiden sich im Sicherheitsniveau und bei den rechtlichen Anforderungen.
E-Signaturen sparen Zeit, Papier und Kosten, vereinfachen Prozesse und erhöhen die Sicherheit bei sensiblen Daten.
Die elektronische Signatur ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Sie zeigt, dass eine bestimmte Person ein Dokument freigegeben oder unterschrieben hat, und zwar rechtsverbindlich (wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind).
Je nach Sicherheitsstufe reicht es nicht aus, einfach den Namen digital unter ein Dokument zu setzen. Für rechtlich relevante Vorgänge braucht es eine digitale Signatur, die klar einer Person zugeordnet ist, am besten in Verbindung mit einer Identitätsprüfung. Genau das regelt die sogenannte eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Sie definiert 3 Arten elektronischer Signaturen mit unterschiedlichen Anforderungen an Sicherheit und Rechtsgültigkeit.
Die beiden Begriffe werden oft gleich verwendet, bedeuten aber streng genommen nicht genau dasselbe:
Jede digitale Unterschrift ist also eine elektronische Signatur, aber nicht jede elektronische Signatur nutzt eine digitale Signatur.
Technisch steckt hinter der E-Signatur ein Verfahren, das auf Verschlüsselung per Codierung und Zeitstempel basiert. Im Ergebnis handelt es sich um digitale Zertifikate, die über dafür vorgesehene Dienste oder Apps vergeben werden. Diese sogenannten Vertrauensdiensteanbieter stellen sicher, dass die Identität der unterzeichnenden Person stimmt und das E-Zertifikat seine Gültigkeit verliert, sollte das Dokument nachträglich verändert werden.
Hinweis: In der Regel stellen Unternehmen oder Behörden die technische Lösung für elektronische Signaturen bereit. Privatpersonen nutzen dann die entsprechende Oberfläche, App oder Freigabemethode, etwa durch eine TAN, eine mobile Authentifizierung oder eine Unterschrift im Browser. In vielen Sparkassen gehört die digitale Signatur per Klick, PIN- oder TAN-Eingabe bereits zum festen Bestandteil bequemer und einfacher Online-Prozesse.
Die elektronische Signatur gibt es nicht nur in einer Ausführung, denn nicht jeder Vorgang verlangt das höchste Sicherheitsniveau. Entscheidend ist, welche rechtlichen Folgen das Dokument hat und wie groß das Risiko von Missbrauch oder Manipulation ist. Die Europäische Union unterscheidet daher von einfach bis maximal sicher.
Die einfache elektronische Signatur eignet sich für Vorgänge ohne rechtliche Bindung. Dazu zählen etwa interne Mitteilungen, einfache Freigaben oder der Name unter einer E-Mail. Auch das Akzeptieren von AGB per Klick fällt in diesen Bereich. Diese Form bietet keine geprüfte Identitätsfeststellung, reicht aber für viele informelle Anwendungen aus.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter. Sie lässt sich einer bestimmten Person zuordnen und erkennt, ob das signierte Dokument nachträglich verändert wurde. Diese Variante eignet sich gut für Auftragsbestätigungen, Versicherungsunterlagen oder Mandatsvereinbarungen. Die Identität wird dabei meist per Video-Ident-Verfahren oder App-Verifizierung bestätigt.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt die höchsten rechtlichen Anforderungen und wird in der gesamten EU anerkannt. Sie erfordert Datensicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und ist damit der handschriftlichen Unterschrift vollständig gleichgestellt. Eine QES ist zum Beispiel bei Kündigungen, Verbraucherdarlehen oder notariatsnahen Vorgängen wie dem Grundstückskauf vorgeschrieben. Sie setzen die Signatur über ein zertifiziertes Verfahren, das Ihre Identität eindeutig bestätigt.
Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, welche Signaturform für Ihre Belange erforderlich ist, werfen Sie einen Blick in die jeweiligen Vertragsunterlagen oder fragen Sie bei Ihrer Sparkasse nach. Dort kennt man die Anforderungen genau, besonders bei rechtlich bindenden Dokumenten wie Finanzierungsverträgen.
Mit einer elektronischen Signatur sparen Sie Zeit, Papier und Wege. Sie müssen keine Dokumente mehr ausdrucken, unterschreiben und per Post verschicken oder gar persönlich erscheinen. Stattdessen setzen Sie Ihre Signatur direkt am Bildschirm, oft sogar mobil per Smartphone oder Tablet.
Auch die Unternehmensseite profitiert davon. Geschäftsprozesse lassen sich schneller abwickeln, interne Freigaben laufen reibungsloser, und Sie als Kundinnen und Kunden erhalten schneller eine Antwort.
Wenn Sie online unterschreiben, kommt es aber nicht nur auf Bequemlichkeit an. Auch die Sicherheit muss stimmen. Elektronische Signaturen erfüllen genau diesen Anspruch: Sie schützen Dokumente vor unbemerkten Änderungen und weisen eindeutig nach, wer unterschrieben hat und wann.
Besonders die qualifizierte elektronische Signatur bietet ein hohes Maß an Schutz. Jeder Signaturvorgang lässt sich technisch belegen. Im Streitfall kann das entscheidend sein, etwa bei Verträgen oder Fristen.
Digitale Prozesse verbessern außerdem die Nachvollziehbarkeit. Jede Signatur ist dokumentiert, kein Blatt Papier kann verloren gehen, und der Ablauf lässt sich auch später noch eindeutig nachvollziehen. Das schafft Vertrauen, nicht nur zwischen Vertragspartnern, Behörden oder Banken, sondern auch auf Kundenseite.
Tipp: Mehr Informationen zum Thema Sicherheit im digitalen Alltag finden Sie in unserem Sicherheitsratgeber. Dort erfahren Sie auch, wie Sie sich vor Phishing, Datenmissbrauch und anderen Risiken im Netz schützen.
Die elektronische Signatur ist in vielen Bereichen längst in Verwendung, sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Sie begegnet Ihnen unter anderem, wenn Sie:
Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Privatperson in den meisten Fällen keine eigene digitale Signatur erstellen. Das läuft in der Regel über das Unternehmen oder die Institution, mit der Sie zu tun haben. Nur in Ausnahmefällen brauchen Sie einen eigenen Zugang bei einem Vertrauensdiensteanbieter, etwa wenn Sie selbstständig ein rechtlich relevantes Dokument verschicken möchten, bei dem Schriftform vorgeschrieben ist. So gehen Sie dann vor:
Entscheiden Sie sich für einen Vertrauensdiensteanbieter, der den gewünschten Sicherheitsstandard erfüllt. Für die qualifizierte Signatur muss der Dienst offiziell zertifiziert sein. Vertrauenswürdige Anbieter finden Sie in der Anbieterliste der Bundesnetzagentur.
Bei der qualifizierten und fortgeschrittenen Signatur ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Diese erfolgt meist per Video-Ident, eID-Ausweis oder in einer offiziellen Stelle vor Ort (zum Beispiel per Post-Ident). Der Anbieter führt Sie durch diesen Prozess.
Nach erfolgreicher Identifizierung erhalten Sie ein digitales Zertifikat. Dieses bestätigt Ihre Identität und wird beim Signieren verwendet. Es ist oft in einer Signatur-Software oder App hinterlegt.
Öffnen Sie das gewünschte Dokument in der Signatur-Anwendung, setzen Sie Ihre digitale Unterschrift und bestätigen Sie den Vorgang, je nach Verfahren mit einer PIN, einem Passwort oder einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Viele Dienste bieten die Möglichkeit, signierte Dokumente auf Echtheit und Gültigkeit zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass das Dokument vollständig ist und nicht verändert wurde.
Eine einfache Signatur ist meist kostenlos. Das klassische Beispiel ist eine in ein PDF eingefügte Unterschrift. Für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, die Sie unabhängig erstellen möchten, entstehen in der Regel jährliche Gebühren. Je nach Anbieter liegen diese bei rund 30 bis 100 Euro pro Jahr. Manche Anbieter rechnen auch pro Zertifikat ab, vor allem bei gelegentlicher Nutzung.
Wichtig: Wenn Sie ein Dokument bei Ihrer Sparkasse digital unterschreiben sollen, stellt diese immer auch die technische Lösung für Sie zur Verfügung. Hierbei entstehen Ihnen keine Kosten!
Papier ist geduldig, heißt es. Aber manchmal braucht auch der Mensch eine Menge Geduld, wenn Dokumente gedruckt, unterschrieben, eingescannt oder per Post verschickt werden müssen. Gerade bei wichtigen Unterlagen kostet das Nerven und nimmt der Sache das Tempo. Die elektronische Signatur zeigt, wie viel komfortabler und gleichzeitig sicher Online-Prozesse heute sein können. Sie ermöglicht es Ihnen, Verträge, Anträge oder Vereinbarungen von überall aus zu unterschreiben und gibt Ihnen so die Freiheit, wichtige Entscheidungen direkt und rechtsverbindlich digital zu treffen.
Es gibt 3 Arten elektronischer Signaturen, die sich im Sicherheitsniveau und rechtlicher Wirkung unterscheiden. Die einfache elektronische Signatur eignet sich für informelle Vorgänge ohne besondere Anforderungen. Die fortgeschrittene Signatur lässt sich eindeutig einer Person zuordnen und erkennt Veränderungen am Dokument. Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die höchsten Anforderungen und ist rechtlich mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift. Sie basiert auf einem zertifizierten Verfahren, das die Identität der unterschreibenden Person eindeutig prüft. Rechtlich ist sie der handschriftlichen Unterschrift vollständig gleichgestellt und wird innerhalb der EU anerkannt, etwa bei Verträgen, Krediten oder Kündigungen.
Eine elektronische Signatur erstellen Sie über einen dafür vorgesehenen Dienst oder eine App. Je nach Sicherheitsstufe müssen Sie sich dabei vorher identifizieren, zum Beispiel per Video-Ident oder Ausweisfunktion. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie ein Signaturzertifikat, mit dem Sie digitale Dokumente rechtsverbindlich unterschreiben können. Das Ganze funktioniert meist per Klick oder PIN-Eingabe.
Beide Varianten bieten ein höheres Sicherheitsniveau als die einfache Signatur. Die fortgeschrittene Signatur stellt sicher, dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr verändert wird und lässt sich einer bestimmten Person zuordnen. Die qualifizierte Signatur geht noch weiter: Sie erfordert eine amtlich bestätigte Identitätsprüfung, ist rechtlich voll anerkannt und gilt in der gesamten EU als gleichwertig zur Unterschrift auf Papier.
Die qualifizierte elektronische Signatur bietet maximale Sicherheit und volle Rechtsgültigkeit. Sie lässt sich nicht fälschen, ist eindeutig einer Person zuzuordnen und schützt vor nachträglichen Änderungen. Zudem spart sie Zeit und Papier, weil Dokumente direkt online unterzeichnet werden können, ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist immer dann erforderlich, wenn das Gesetz eine sogenannte Schriftform vorschreibt. Dazu zählen unter anderem Kündigungen von Arbeitsverhältnissen, Verbraucherkreditverträge oder bestimmte Vereinbarungen im Immobilienbereich. Auch in besonders sensiblen Bereichen wie der öffentlichen Verwaltung wird sie zunehmend eingesetzt.
Die fortgeschrittene Signatur eignet sich für viele Geschäftsvorgänge, bei denen zwar keine gesetzliche Pflicht zur qualifizierten Signatur (QES) besteht, aber dennoch Sicherheit und Nachweisbarkeit gefragt sind. Das betrifft zum Beispiel Versicherungsdokumente, Mandatsvereinbarungen oder Auftragsbestätigungen, bei denen die Identität der unterschreibenden Person eindeutig sein soll.
Um eine qualifizierte Signatur zu erhalten, müssen Sie sich bei einem zertifizierten Anbieter registrieren und Ihre Identität nachweisen, zum Beispiel per Video-Ident oder durch eine Prüfung vor Ort. Nach erfolgreicher Verifizierung stellt Ihnen der Anbieter ein persönliches Signaturzertifikat aus. Damit können Sie qualifiziert signieren, etwa über eine App, ein Kartenlesegerät oder eine browserbasierte Anwendung.
Die Kosten hängen vom Dienstanbieter ab. In der Regel zahlen Sie für eine qualifizierte Signatur zwischen 30 und 100 Euro pro Jahr. Manche Anbieter bieten auch Einzelvorgänge an. In diesen Preisen sind meist auch die Identitätsprüfung und die technische Bereitstellung des Signaturzertifikats enthalten.
Wichtig: Wenn Sie als Privatperson ein Dokument bei Ihrer Sparkasse digital unterschreiben sollen, stellt diese die technische Lösung für Sie zur Verfügung. Hierbei entstehen Ihnen keine Kosten!
