Handelsgesellschaften und Kaufleute sind verpflichtet, diverse Unternehmensdaten sowie Änderungen dieser ins Handelsregister eintragen zu lassen.
Geschäftsführende müssen persönliche Daten im Handelsregister dulden.
Einige wirtschaftliche Einheiten sind nicht zum Handelsregistereintrag verpflichtet.
Das Register ist für alle Personen öffentlich einsehbar.
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das in Deutschland von den Amtsgerichten – seit 2007 vollständig digitalisiert – geführt wird. Es bietet Informationen über Kaufleute und Unternehmen und deren rechtliche Struktur. Handelsgesellschaften sowie andere wirtschaftliche Einheiten müssen sich dort registrieren lassen. Die Dokumentation dient der Transparenz und Rechtssicherheit für Geschäftspartner, Gläubiger und die Öffentlichkeit. Es kann von allen Personen eingesehen werden. Dazu kann ein Registerauszug elektronisch beim Registerportal abgerufen werden – das ist seit 2022 kostenfrei.
Darüber hinaus bildet das Handelsregister die Grundlage für Gerichtsverfahren und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Unternehmenssektor bei. Das Recht des Handelsstandes ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Die Eintragungspflicht ins Handelsregister ergibt sich aus verschiedenen rechtlichen Vorschriften, insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) in Deutschland. Zum Eintrag im Handelsregister sind insbesondere:
gemäß Rechtsform verpflichtet. Die einzutragenden Informationen ins Handelsregister unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens. Zu den wesentlichen Angaben gehören unter anderem:
Auf der Seite der IHK zu Rostock finden Sie eine umfangreiche Checkliste aller erforderlichen Angaben – sortiert nach Rechtsform.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden (Beschl. v. 23.01.2024, Az. II ZB 7/23 , Az. II ZB 8/23 ), dass Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer von GmbHs sowie Kommanditistinnen und Kommanditisten in der Regel kein Recht darauf haben, ihre persönlichen Daten – wie zum Beispiel Geburtsdatum und Wohnort – aus dem Handelsregister entfernen zu lassen beziehungsweise zu anonymisieren. Das gilt sogar, wenn sie aufgrund ihrer beruflichen Aktivitäten um ihre Sicherheit fürchten müssen. Funktionsfähige und verlässliche öffentliche Register seien unerlässlich, hieß es vonseiten der Vorinstanz, dem Oberlandesgericht Celle, zur Begründung. „Geschäftspartner sollen sich zuverlässig informieren können.“
Freiberuflerinnen und Freiberufler, Kleingewerbetreibende sowie Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind nicht zum Eintrag in das Handelsregister verpflichtet. Kleingewerbetreibende können sich aber freiwillig eintragen lassen und werden dann beispielsweise zum eingetragenen Kaufmann (e. K.). Für GbRs gibt es seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) das Gesellschaftsregister, in das sie die Gesellschaft eintragen lassen können oder je nach Form auch müssen. Freiberuflerinnen und Freiberufler können sich als einzige Selbstständige nicht freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Wenn sie sich in einer Partnerschaft zusammenschließen, müssen sie sich hingegen ins Partnerschaftsregister eintragen lassen.
Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt in der Regel in mehreren Schritten und hängt von der Rechtsform des Unternehmens sowie den örtlichen gesetzlichen Bestimmungen ab. Sie wird beim zuständigen Amtsgericht beziehungsweise Registergericht mit allen erforderlichen Informationen und Unterlagen beantragt. Die Anmeldung mit Unterschrift des Kaufmanns / der Kauffrau beziehungsweise des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin muss nach Prüfung aller Unterlagen und Formalitäten von einer Notarin oder einem Notar beglaubigt werden. Das Notarbüro stößt den Prozess im Anschluss an. Der Eintrag wird schließlich vom Amtsgericht vorgenommen.
Vor allem frisch Eingetragene erhalten häufig vermehrt gefakte Rechnungen für vermeintliche Gewerberegister o. Ä. Der Bundesanzeiger Verlag sowie die IHKs warnen vor Adressbuchschwindel sowie vor Angeboten und Bescheiden über Registereintragungen für Unternehmen im Unternehmensregister sowie im Zusammenhang mit Veröffentlichungen im Bundesanzeiger.
Aktuelle Informationen und eine Liste der derzeit bekannten unlauteren Anbieter finden Sie hier.
Nach der Eintragung wird die Gründung oder Änderung des Unternehmens im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht. Diese Veröffentlichung dient der Transparenz und informiert die Öffentlichkeit über die Existenz und rechtliche Struktur des Unternehmens.
Ergeben sich Änderungen – z. B. hinsichtlich der Befugnisse oder wenn die Firma gelöscht werden soll –, müssen diese ebenfalls im Handelsregister eingetragen werden. Eintragspflichtig ist auch die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder deren Ablehnung sowie sämtliche Änderungen des Gesellschaftsvertrages.
Kosten für das Handelsregisterverfahren entstehen unter anderem durch Notar- und Gerichtsgebühren sowie die Bekanntmachung der Eintragung im Bundesanzeiger. Die Höhe der Gebühren hängt vom sogenannten Geschäftswert ab. Eine erste Orientierung zu den tatsächlichen Gesamtkosten des Verfahrens finden sie beispielsweise auf der Seite der IHK Koblenz.
