So vollziehen Sie erfolgreich die digitale Transformation Ihres Unternehmens
Digitaler Wandel im Mittelstand
Die digitale Transformation und der Wandel zur Industrie 4.0 beeinflussen Unternehmen über sämtliche Branchen hinweg. Mit Werkzeugen wie dem Digitalcheck oder Unterstützung durch KI-Trainerinnen und -Trainer können Sie gezielt überprüfen, wie digital Ihr Unternehmen aufgestellt ist und welche Maßnahmen für Sie sinnvoll sein könnten. Bei der Finanzierung können Sie auf staatliche Fördermittel zurückgreifen.
Das Wichtigste in Kürze:
Ein Digitalcheck gibt Unternehmen die Möglichkeit, sinnvolle Maßnahmen zur Digitalisierung zu ermitteln und daraufhin zielgerichtet umzusetzen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen sind nicht nur die neuen Technologien herausfordernd, sondern mitunter auch die Zeit- und Geldknappheit.
Besonders beliebte Maßnahmen sind aktuell die Umstellung auf Cloudservices, die Nutzung künstlicher Intelligenz sowie die Einführung von Blockchain-Technologien.
Vor allem beim Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) gibt die deutsche Wirtschaft Gas. Der Anteil der Unternehmen, die KI einsetzen, ist binnen eines Jahres von 9 auf 15 Prozent gestiegen. Zwei Drittel der Unternehmen sehen KI als wichtigste Zukunftstechnologie, so die Ergebnisse des Bitkom Research 2023.
Denkbare KI-Anwendungsfelder sind vielseitig und spielen auf allen Ebenen der Wertschöpfungskette von Unternehmen eine immer größere Rolle. Besonders nützlich sind sie zum Beispiel in der Logistik, hier zum Beispiel bei der Bedarfs- und Routineplanung, Sortierung und Lagerhaltung oder in Form von autonomen Robotern, die Produkte ausliefern. Das kann Prozesse beschleunigen und die Fehleranfälligkeit reduzieren. Eine KI-gestützte Lagerplanung hilft außerdem, die Lagerkosten zu minimieren.
In der Produktion können KI-basierte Lösungen beispielsweise die Qualitätskontrolle verbessern und für eine vorausschauende Fehlererkennung und Wartung eingesetzt werden.
Sinnvoll ist der Einsatz von KI auch in der Lieferkette. Eine KI-optimierte Supply-Chain kann durch die Verknüpfung von Lager-, Lieferanten- und Produktionsdaten kürzere Lieferzeiten einhalten, durch intelligente Absatz- und Bedarfsprognosen die Effizienz steigern sowie durch KI-Überwachung Vertragsstrafen vermeiden.
Im Handel können Einkäufe vom Bestellvorgang bis zur Lieferung mithilfe von KI abgewickelt werden. Das digitale Shoppen spart bei den Kaufenden Zeit und Nerven.
Im Kundenmanagement lässt sich die gesamte Customer Journey durch KI umfassend analysieren. Vor allem personalisierte Produkt-, Content- und Serviceangebote spielen hierbei eine zentrale Rolle. Chatbots sorgen in vielen Unternehmen bereits für eine schnellere und direkte Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden. All das steigert langfristig die Kundenbindung.
Wo stehen mittelständische Unternehmen heute im Hinblick auf die Digitalisierung?
Glaubt man diversen Studien und Rankings, schneidet Deutschland im EU-weiten Digitalvergleich wiederholt nur mittelmäßig oder schlecht ab. Laut aktuellem Digitalisierungsindex des Instituts der deutschen Wirtschaft stagnierte die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland im Jahr 2023 weiterhin. Obwohl 87 Prozent befragter Unternehmen überzeugt sind, dass die Nutzung digitaler Technologien eine entscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft spielt, wie der Bitkom Research 2023 zeigt , gelingt es den wenigsten Unternehmen, mit der Geschwindigkeit des digitalen Wandels mitzuhalten.
In Verbindung mit der Corona-Pandemie wurde häufig von einem großen Digitalisierungsschub gesprochen. Doch trotz besserer Vernetzung und dem Selbstverständnis für Homeoffice und Remote-Arbeit in vielen Unternehmen und Behörden, bleibt eine umfassende digitale Transformation nach wie vor aus.
Vor allem kleine Unternehmen sowie die Baugewerbe und Ver- und Entsorgungsbranche haben den größten Aufholbedarf. Große Unternehmen – vor allem aus der Branche der Informations- und Kommunikationstechnik – gehören dagegen zu den Digitalisierungsvorreitern.
Hürden bei der Einführung digitaler Technologien
Digitale Transformationsprozesse sind für viele Firmen eine enorme unternehmerische Herausforderung. Am häufigsten genannt werden in diesem Zusammenhang die Anforderungen an den Datenschutz, die technische Sicherheit und der Mangel an IT-Fachkräften.
Aber die auch teilweise komplexen Aufgaben, die mit der Umstellung vorhandener Systeme und Prozesse verbunden sind sowie die mit der Digitalisierung verbundenen hohen Kosten und zeitlichen Engpässe werden als Herausforderungen angeführt .
Digital transformieren ist mehr als digitalisieren
Die digitale Transformation ist weit mehr als analoge Prozesse – wie die Umwandlung physischer Daten von Papier – in ein digitales Format zu bringen. Selbst das haben viele Unternehmen bis heute nicht vollständig umgesetzt. Bei der digitalen Transformation handelt es sich um einen kontinuierlichen Weiterentwicklungsprozess digitaler Technologien. Wobei die Basis dafür im Unternehmen eine individuelle Digitalisierungsstrategie sowie eine unternehmensinterne digitale Infrastruktur darstellt.
Da die digitale Transformation häufig tiefgreifend die Arbeitsabläufe und Unternehmenskulturen verändert, ist die Offenheit gegenüber neuen digitalen Methoden, neuen Tools und Programmen sowie die regelmäßige Schulung der Beschäftigten in der IT-Sicherheit umso wichtiger.
Schließlich sollte im besten Fall in jedem Unternehmen eine Managementposition für den digitalen Wandel ganz oben angesiedelt werden.
Trend zu Cloudcomputing klar erkennbar
Große Bedeutung für die Wirtschaft und die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen haben unter anderem die Technologien Clouddienste, digitale Plattformen, Internet of Things, künstliche Intelligenz , Big Data, Robotik, industrielle 3-D-Anwendung, Virtual und Augmented Reality, autonomes Fahren sowie Blockchain. Dabei ist für jedes Unternehmen individuell und sorgfältig abzuwägen, welche Technologien am besten passen, um den größtmöglichen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen.
Der Trend bei befragten Unternehmen geht klar in Richtung Cloudcomputing. Clouddienste sowie zum Beispiel digitale Handels- und Vermittlungsplattformen oder soziale Netzwerke, werden von gut zwei Dritteln aller Unternehmen eingesetzt, wie die Befragung „Digitalisierung und ökologische Nachhaltigkeit in Unternehmen“ der Bundesnetzagentur zeigt.
Vor allem künstliche Intelligenz und Blockchain will ein Großteil der befragten Firmen (jeweils 23 Prozent) innerhalb der kommenden drei Jahre als wichtigste Zukunftstechnologien einführen, wie eine DIHK-Umfrage zeigt .
Wichtige Ausgangsbasis: Selbsteinschätzung zum digitalen Reifegrad
Welche Maßnahmen in welchen Unternehmensteilen die größten
Fortschritte bei der Digitalisierung bewirken, lässt sich oft mit sogenannten Digitalchecksoder Reifegradanalysen
ausloten. Der digitale Reifegrad gibt an, wie digital ein Unternehmen
aufgestellt ist und in welchem Digitalisierungsstadium sich die einzelnen
Firmenbereiche befinden. Er kann eine wichtige Ausgangsbasis für zukünftige
Schritte in Richtung digitaler Transformation sein. Darüber hinaus hilft der
digitale Reifegrad beim Vergleich mit anderen Unternehmen im Markt: Wo steht
das eigene Unternehmen im Branchenvergleich? Oder im Vergleich mit Unternehmen
der Umgebung? Je höher der digitale Reifegrad ist, desto flexibler,
krisenfester und wettbewerbsfähiger wirkt das Unternehmen.
Reifegrad
Unternehmen im Digital-Check
Beim Reifegrad gibt es deutliche Unterschiede zwischen Größenklassen und Branchen:
Fast jedes zweite größere Unternehmen (ab 250 Beschäftigte) hat die Reifegradgruppe „stark digitalisiert“ erreicht.
Bei den mittelgroßen Firmen (50-249 Beschäftigte) sind es 37 Prozent
und bei den kleinen Unternehmen (weniger als 50 Beschäftigte) sind es lediglich 22 Prozent.
Erfasst wird der Reifegrad in der Regel über speziell dafür entwickelte Reifegrad-Tests beziehungsweise Digitalchecks.
Unterstützung von KI-Trainerinnen und -Trainer nutzen
Die Mittelstand-Digital Zentren unterstützen Unternehmen mit KI-Trainerinnen und -Trainer, die mit Workshops, Vorträgen, Roadshows und vielen anderen Angeboten über das Thema künstliche Intelligenz aufklären. Unternehmerinnen und Unternehmer können gemeinsam mit den Trainern die Möglichkeiten dieser Technologie für ihren Betrieb erkennen und konkrete Anwendungen umsetzen. Weitere Informationen zu KI-Trainern finden Sie auf den Seiten der Mittelstand-Digital Zentren.
Ihr Weg in die Digitalisierung in 4 Schritten
Wie steht es in Ihrem Unternehmen ums Thema digitaler Wandel? Im ersten Schritt sollten Sie einen Basischeck vornehmen und dazu folgende Fragen zu Ihrer Organisation beantworten:
Wo lohnt es sich, neue Technologien im Betrieb einzuführen?
Wo lassen sich bestehende Strukturen optimieren?
Welche Bereiche, Prozesse und Strukturen profitieren von Digitalisierungsmaßnahmen?
Welche Maßnahmen passen zu Ihrem Geschäftsmodell?
Lassen Sie Ihr Unternehmen im nächsten Schritt einen Digitalcheck durchlaufen. Darauf aufbauend können Sie dann eine Digitalstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln und mit einer geeigneten Finanzkalkulation versehen.
1
Analysieren Sie mithilfe eines Digitalchecks Ihren Status quo
Ein Digitalcheck, auch Reifegradmessung genannt, ist der ideale Einstieg in
die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Diese Tests wurden von Forschungs- und
Industrieverbänden, Unternehmen oder Universitäten gezielt entwickelt, um
Organisationen dabei zu unterstützen, den digitalen Reifegrad Ihres Betriebes
realistisch einzuschätzen. Bei den Tests werden anhand von Fragebögen
unterschiedliche Dimensionen Ihres Unternehmens analysiert. Dazu gehören je
nach Testanbieter und Spezialisierung auf die jeweilige Branche unter anderem
spezifische Fragen zu:
Strategie
IT-Infrastruktur & Technologie
Produkte und Dienstleistungen
Organisation und Prozesse
Belegschaft
Kundschaft
Umwelt
Nutzen von Digitalchecks:
Das Ermitteln des Reifegrades zum Stand der Digitalisierung in
Ihrem Unternehmen ist für Sie in der Regel unkompliziert, meist kostenlos und
wenig zeitaufwändig.
Ein Digitalcheck liefert wertvollen Input für Ihr individuelles
Digitalisierungskonzept.
Sie erhalten einen umfangreichen Soll-Ist-Vergleich.
Sie können Verbesserungspotenziale in Ihren Unternehmensbereichen
systematisch identifizieren.
Die Ergebnisse liegen Ihnen unmittelbar nach Abschluss der
Bewertung vor und können sofort für weitere Planungen genutzt werden.
Sie können Ihre Ergebnisse mit denen anderer Unternehmen derselben
Branche vergleichen, indem Sie sie – im Sinne eines Benchmarkings – direkt in
einer Datenbank speichern.
Durch den strukturierten Aufbau dieser Tests sind die Ergebnisse für die verschiedenen Stakeholder, wie zum Beispiel Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, erkenn- und nachvollziehbar.
Der Digitalcheck Ihrer Wahl muss zu Ihrer Branche, Ihrer individuellen
Situation und Ihrem geplanten Vorhaben passen. Unterstützung finden Sie
beispielsweise bei den bundesweit vertretenen Zentren im Netzwerk
Mittelstand-Digital, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
(BMWK) gefördert werden und unterschiedliche Digitalchecks anbieten. Auch die
Stadtsparkasse Düsseldorf sowie die Berliner Sparkasse bieten kostenlose
Digitalisierungschecks sowie eine umfangreiche Beratung für klein- und mittelständische
Unternehmen (KMU) an. Fündig können Sie auch bei Ihrer zuständigen IHK werden.
Nach dem Check haben Sie ein auf Ihr Unternehmen abgestimmten detaillierten
Ergebnisbericht und wissen nun, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen bereits
digital gut aufgestellt ist und wo es noch Handlungsbedarf gibt. Mithilfe der
Testergebnisse planen Sie die nächsten Schritte.
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der Unternehmen in Deutschland haben bisher eine Digitalisierungsstrategie. Dabei gibt es erhebliche Unterschiede zwischen Großunternehmen (69 Prozent) und KMU (kleinste Unternehmen: 24 Prozent, kleine Unternehmen: 33 Prozent, mittlere Unternehmen: 42 Prozent). (Quelle: „Digitalisierung und ökologische Nachhaltigkeit in Unternehmen“, Bundesnetzagentur 2023)
2
Legen Sie Ziele für Ihre Digitalisierungsstrategie fest
Es gibt keinen Masterplan für die Digitalisierung von Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie – basierend auf ihrem digitalen Reifegrad – Ihre Ziele genau definieren und den digitalen Wandel strategisch und flexibel planen. Jeder Schritt in Richtung Digitalisierung muss für Ihr Unternehmen sinnvoll und wirtschaftlich sein, denn die ermittelten Handlungsoptionen müssen realisierbar sein.
Bei der Entwicklung Ihrer individuellen Strategie können Sie sich an bestimmten Grundregeln, Fragestellungen und methodischen Ansätzen orientieren. Unterstützung bieten hier zum Beispiel die bereits erwähnten Zentren im Netzwerk Mittelstand-Digital.
Für eine erfolgreiche Erarbeitung einer Digitalstrategie ist ein ganzheitliches Konzept das A und O. Berücksichtigen Sie unter anderem die folgenden Aspekte:
1. Die (veränderten) Bedürfnisse Ihrer Kundschaft: Das Wissen darüber liefert Ihnen wesentliche Schlüsse für das benötigte Produktportfolio.
2. Das Markt- und Wettbewerbsumfeld: Analysieren Sie Ihr Umfeld und identifizieren Sie wichtige Zielgruppen. Dies ermöglicht Ihnen eine effektivere Ansprache.
3. Absatzkanäle und Prozesse zu Ihrer Kundschaft: Definieren Sie, über welche (digitalen) Verkaufs- und Distributionskanäle Sie Ihr Angebot vertreiben können.
3.
Erstellen Sie Ihren individuellen Digitalisierungsfahrplan
Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, entwickeln Sie einen konkreten Plan, wie Sie sie erreichen wollen. Spätestens jetzt ist es sinnvoll, externe Beratungskompetenz mit ins Boot zu holen. Das können Personen aus Ihrem Netzwerk sein, die bereits mit ähnlichen Prozessen Erfahrung gemacht haben, aber auch spezialisierte Anbieter. Achten Sie bei Letzteren darauf, dass diese einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.
Decken Sie mit Ihrer Digitalstrategie sämtliche relevante Unternehmensbereiche ab und binden Sie rechtzeitig alle involvierten Stakeholder ein. Organisieren Sie zudem Schulungen für Ihre Belegschaft, um ihr das notwendige digitale Know-how zu vermitteln und sie so auf die Veränderungen vorzubereiten. Auch E-Learning-Tools können dabei hilfreich sein – der Markt in diesem Bereich boomt. Zur Finanzierung von Weiterbildungen können Sie staatliche Fördermöglichkeiten, siehe unten, nutzen.
Der Fahrplan zur Digitalisierung bietet Ihnen einen Handlungsrahmen, der Ihre digitalen Aktivitäten mit kurz- sowie längerfristigen Geschäftszielen in Einklang bringt. Strukturieren Sie den Plan praxisgerecht und definieren Sie Zeitvorgaben für die einzelnen Maßnahmen. Gestalten Sie ihn flexibel, sodass Sie jederzeit nachjustieren können. Ein digitaler Fahrplan gilt auch als Prüfinstrument für die Veränderungsprozesse und muss regelmäßig aktualisiert und angepasst werden.
Nach Umsetzung der Maßnahmen in Ihrem Betrieb können Sie den Digitalisierungscheck wiederholen, um die Effektivität der Veränderungen zu beurteilen.
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Analysieren Sie die Kosten, planen Sie die Finanzierung, prüfen Sie Fördermittel
Auf Grundlage Ihrer Digitalisierungsstrategie erstellen Sie einen Businessplan, der die Kosten für alle geplanten Maßnahmen aufschlüsselt – und prüfen Sie, welche Fördermittel es gibt. Bund und Länder bieten zahlreiche Förderprogramme an, bei denen Sie je nach Unternehmensstruktur und Geschäftsmodell Fördermittel beantragen können. Hilfreich ist hier die Förderdatenbank des Bundes. Dort bekommen Sie einen Überblick über Förderprogramme des Bundes, der Länder und der Europäischen Union.
Unterstützung können Sie auch über Förderbanken erhalten, beispielsweise durch einen KfW-Digitalisierungskredit.
Die digitale Prozessoptimierung und die Anschaffung digitaler Technologien sind zum Teil mit erheblichen Investitionen verbunden. Sind eigene Ressourcen begrenzt, kann auch Leasing eine Alternative für Mittelständler sein. Hier unterstützen wir Sie beispielsweise zusammen mit der Deutsche Leasing Gruppe.
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Digitale Transformation bezeichnet die schrittweisen Veränderungen, die in Unternehmen durch die Umstellung auf moderne digitale Technologien ausgelöst werden. Weil ständig neue Technologien auf den Markt kommen, ist die Transformation ein steter Prozess.
Für Unternehmen bedeutet die digitale Transformation Chance und Herausforderung in einem. Zwar können durch moderne Technologien oft Zeit und Geld gespart werden. Doch die Umstellung darauf kostet sowohl Zeit als auch Geld. Digital gut aufgestellte Unternehmen sind aber in der Regel wettbewerbsfähiger und profitieren von erhöhten Wachstumschancen.
Wir empfehlen mittelständischen Unternehmen dabei 3 grundlegende Schritte:
Analysieren Sie mithilfe eines Digitalchecks Ihren Status quo und ermitteln Sie den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens.
Legen Sie auf dieser Grundlage Ziele für Ihre Digitalisierungsstrategie fest und erstellen Sie Ihren individuellen Digitalisierungsfahrplan.
Analysieren Sie die Kosten, prüfen Sie Fördermittel und planen Sie die Finanzierung.
Weil fast jeder Beruf zunehmend digitalisiert ausgeübt wird, gibt es viele verschiedene digitale Kompetenzen. Es ist sinnvoll, sich für diejenigen weiterzubilden, die für das jeweilige Unternehmen, die jeweilige Position und den jeweiligen Aufgabenbereich im Alltag nützlich sind. Angefangen von der Einarbeitung in wichtige Tools für die digitale Zusammenarbeit (auch im Homeoffice) über die Weiterentwicklung von Skills zur Datenkompetenz, Cyber-Security und zur Nutzung von Cloud-Diensten bis hin zur Umstellung des gesamten Teams auf agile Arbeitsmethoden gibt es daher viele unterschiedliche Ansätze, um digitale Kompetenzen zu entwickeln.
Er oder sie steuert die Veränderungsprozesse innerhalb eines Unternehmens hin zu mehr Digitalisierung. Dazu gehört es sowohl, ein gutes Verständnis von modernen Technologien und Prozessen im Unternehmen zu haben als auch ein passendes Konzept zur digitalen Transformation zu entwickeln und das Unternehmen bei dessen Umsetzung zu begleiten beziehungsweise die Veränderungen voranzutreiben. In kleinen Unternehmen übernimmt oft ein bestehender Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus dem Management diese Aufgaben.
Digitalisierung bezeichnet die Umstellung analoger Prozesse, Formate und Technologien hin zu digitalen Prozessen, Formaten und Technologien. Digitale Transformation bezeichnet den Prozess der zunehmenden Digitalisierung innerhalb von Unternehmen sowie innerhalb einer Gesellschaft. Diesem liegt in Unternehmen eine umfassende Strategie zugrunde und er unterliegt aufgrund des ständigen Fortschritts digitaler Technologien einem steten Wandel.
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