Digital umdenken

So machen sich Unternehmen zukunftsfähig

Eine elektrische Säge, die sich die passenden Bretter selbst greift, eine Containerbestellung, die per Foto auf der Baustelle direkt beim Dienstleister landet, und eine Rechnungstellung direkt von unterwegs per Tablet: Die Digitalisierung kann vieles schneller und besser machen. Sie gezielt zu nutzen, erfordert aber viel Aufmerksamkeit, denn digitales Umdenken ist kein Selbstläufer. Verschiedene Unternehmer verraten, wie sie ihre Betriebe und Mitarbeiter ins digitale Zeitalter führen. 

Das Staunen ist groß. Wenn Azubis im Rahmen eines Austauschprogramms für vier Wochen in der Schreinerei von Maik Rönnefarth mitarbeiten, sind sie anfangs überwältigt. Die Rönnefarth GmbH & Co. KG im rheinland-pfälzischen Dernau hat drei digital gesteuerte Maschinen: Mit der liegenden Plattenaufteilsäge kann ein Mitarbeiter allein extrem große Teile problemlos zuschneiden. Der Kantenanleimer lässt sich bequem über einen Touchscreen bedienen. Das Bearbeitungszentrum kann fräsen, schleifen, bohren, sägen sowie Kanten leimen  – und greift sich dafür selbst das nötige Werkzeug. „In anderen Werkstätten arbeitet man drei Wochen an einem Schrank“, sagt Rönnefarth. „Da habe ich natürlich einen erheblich schnelleren Durchlauf.“

Digitalisierung ist noch nicht weit fortgeschritten

Die Azubis aus den anderen Betrieben haben Spaß daran, wenn sie morgens etwas zuschneiden und schon am Abend einen fertigen Schrankrahmen vor sich haben. „Das macht stolz“, erzählt der Unternehmer.

Die Digitalisierung betrieblicher Prozesse, sowohl im Kaufmännischen als auch in der Fertigung, ist allerdings noch nicht flächendeckend. Das zeigt die „Diagnose Mittelstand 2017“ des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV). Lediglich zehn Prozent der im Rahmen der Studie befragten Firmenkundenberater der Sparkassen beurteilen den Stand der Digitalisierung bei ihren Firmenkunden als fortgeschritten.

Zu den Hemmnissen zählen die Experten vor allem die Mentalität in Unternehmen, die Qualifikation der Mitarbeiter und den Investitionsaufwand. „Gerade kleinere Betriebe sind zurückhaltend“, weiß Holger Schulz, Leiter der DSGV-Studie. Es sei wichtig, dass auch diese Firmen am Ball bleiben und gezielt schauen, in welchen Bereichen sie durch Digitalisierung gewinnen könnten.

Digitale Akten und automatisierte Abläufe

Der Maler- und Lackierermeister Frank Oswald hat es geschafft, seine 25 Beschäftigten in die Digitalisierung der Abläufe einzubinden. Der Geschäftsführer der Adam Oswald GmbH im hessischen Geisenheim lässt für alle Arbeiten bei Kunden eine digitale Bauakte führen. Es gibt rund 150 mögliche Einzelposten, vom Streichen eines Wohnzimmers bis zur Sanierung eines Hotels. „Das Projekt der Digitalisierung hat sich neben dem täglichen Arbeitspensum im Kern mehr als ein Jahr hingezogen“, erzählt Oswald. Und der Veränderungsprozess halte immer noch an.

Heute haben alle Mitarbeiter ein Smartphone, die Bauleiter zusätzlich noch ein Tablet, mit dem sie fotografieren und Sprachmitteilungen verfassen. Oswald erklärt den Prozess: „Sie dokumentieren auf diese Weise wichtige Einzelheiten, die sofort digital abgelegt werden.“ Der Vorteil: Fotos und Einschätzungen müssen später nicht noch einmal extra angefasst, beschriftet und damit aufwändig nachbearbeitet werden.

Allerdings muss auf bestimmte Nachrichten auch ein automatisierter Arbeitsablauf folgen. Wenn ein Bauleiter einen Container benötigt, füllt er kurz ein Formular auf seinem iPad aus. Diese Anforderung legt er in der Bauakte ab, was automatisch eine Weiterverarbeitung auslöst. Per E-Mail bekommt der Lieferant den Auftrag, ein Behältnis für den Bauschutt an eine bestimmte Stelle zu bringen. Eine Kopie des Auftrags landet bei Oswalds Sekretärin.

„Genau so etwas hat eine Branchensoftware oder auch eine kostenlos verfügbare Anwendung zu leisten“, sagt der Maler- und Lackierermeister. Oswald selbst arbeitet mit Winworker und hat früher auch One Note von Microsoft für solche Lösungen genutzt.

Qualität vor Quantität

Ähnlich wie Frank Oswald hat Jan-Peter Krauß, Prokurist und kaufmännischer Leiter der Elschukom GmbH mit Sitz in Veilsdorf (Thüringen), über eineinhalb Jahre jeden einzelnen betrieblichen Prozess neu beurteilen lassen. Das Unternehmen beschäftigt rund 100 Mitarbeiter und ist Weltmarktführer im Bereich Schmelzleiterdrähte. Mittlerweile erfasst eine neue betriebswirtschaftliche Software alle Fakten, vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung. „Nicht das Sammeln der Daten ist das Problem, sondern es gilt, diese Flut an Informationen fürs Unternehmen nutzbar zu machen“, meint Krauß.

Deshalb muss die Qualität der Daten, die bereits vorhanden sind, überarbeitet werden. Es gilt, Doppelinformationen zu löschen und fehlende Angaben zu ergänzen, um einen einheitlichen Standard zu gewährleisten. Je besser die Qualität der Daten, desto effektiver lasse sich die Unternehmenssoftware nutzen, die alle Abläufe steuert und die Wertschöpfung verbessert – das sogenannte Enterprise Resource Planning (ERP).

Beim Analysieren der Prozesse war es den Geschäftsführern besonders wichtig, Vorbehalte bei den Mitarbeitern abzubauen, sodass diese sich damit auseinandersetzen. So wurden aus Betroffenen rasch Beteiligte. Krauß erklärt: „Dabei helfen beispielsweise Formatvorlagen, die Mitarbeiter lediglich ausfüllen müssen. Denn wer eine Liste abarbeiten kann, tut sich viel leichter als jener, der etwas auf einem weißen Blatt Papier analysieren soll.“

Zahlungsverkehr digital steuern

Auch im Bereich des Zahlungsverkehrs lassen sich betriebliche Prozesse digitalisieren. Diese Erfahrung hat Markus Buchal, Mitinhaber der Kölner Schreinerei Buchal & Krings GbR, gemacht. Der Tischlermeister nutzt dafür die Sparkassen-Software SFirm.

Für ihn ist es von Vorteil, mehrere Konten verwalten und eingehende Rechnungen direkt mit dem jeweiligen Zahlungsziel und Skonto einpflegen zu können. Er erläutert: „Das Programm ist so eingerichtet, dass ich morgens mit einem Klick einen Rundruf starte, die Umsätze bei allen drei Geldinstituten aktualisiert bekomme, wo der Betrieb insgesamt sieben Konten unterhält, und dann wieder wie gewünscht offline gehe.“

Der Handwerker steuert auch die Liquidität der Firma über das Programm. Die Kontenstände hat er dazu im Blick – inklusive der Vormerkposten für anstehende Überweisungen. „Und wenn auf einem Konto mal zu wenig sein sollte, stoße ich eine Überweisung an und schiebe Guthaben von einer Bank zur anderen“, sagt er.

Die Sicherheitsstandards der SFirm-Versionen sind dabei sehr hoch, wie Björn Verheyen, Leiter Electronic Banking der Sparkasse KölnBonn, weiß. „Der sogenannte Promon-Schutzschild bewahrt vor Trojanerangriffen, Phishing oder etwa Manipulationen von Programmdateien. Das ist eine sehr wichtige Ergänzung zu den gängigen Sicherheitsstandards in den Betrieben wie Virenscanner und Firewall“, sagt er. Die Kommunikation sei zudem verschlüsselt. 

Gezielte Hilfe von Robotern

Herbert Schlossnikl ist Vorstand der Vöslauer Mineralwasser AG und hat Projekte identifiziert, die das Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation weiterbringen könnten. Ein wichtiges Thema: das Konfektionieren der Ware. Getränkehersteller müssen Mischpaletten so bestücken, wie sie der Handel ordert. Statt Menschen können solche Arbeiten auch Roboter erledigen. Dieses automatisierte Konfektionieren spart Zeit und kann Fehler beim Füllen der Palette verhindern helfen. Da die Getränkemarke Vöslauer Balance als Hauptartikel viele Geschmacksrichtungen hat, bietet sich der Einsatz von Robotern an.

Für Nachschub sorgen Staplerfahrer, die heute schon ihre Informationen über ein Terminal im Führerhaus bekommen. „Die wissen dann von welcher Reihe, von welchem Platz sie einen Artikel holen und wo sie diese hinbringen sollen“, erklärt Schlossnikl.

Der 53-Jährige Diplom-Ingenieur sieht die digitale Transformation bei Vöslauer als eine evolutionäre Entwicklung. Schlossnikl: „Es hat schon einige Projekte in diese Richtung gegeben. Weitere stehen an und sind geplant“.

Wir beraten Sie gern.

Bitte wählen Sie Ihre Sparkasse aus:

Ist das nicht Ihre Sparkasse?