Kassensysteme

Wie ein modernes Kassensystem funktioniert, lässt sich leicht anhand eines Beispiels erklären: In einem Restaurant bittet eine Kundin um die Rechnung. Der Kellner hat Speisen und Getränke für ihren Tisch in der Kasse eingebucht und kann die Rechnung dort mit einem einfachen Klick ausdrucken. Das System berücksichtigt dabei automatisch, wenn die Kundin etwa in der Happy Hour bestellt hat. Gleichzeitig gibt die Kasse im Lager Bescheid, um die Lagerbestände entsprechend der getätigten Bestellung anzupassen.

Die Kundin möchte nun gern mit ihrer girocard (Debitkarte) bezahlen. Der Kellner nimmt das Kartenterminal, das an die Kasse angebunden ist, und hält es ihr zum bargeldlosen oder kontaktlosen Bezahlen entgegen. Den Betrag musste er dafür nicht noch einmal manuell eingeben, denn das Kassensystem kommuniziert per Schnittstelle mit dem Kartenterminal. Der Zahlungsdienstleister sorgt dafür, dass der Betrag umgehend vom jeweiligen Konto bei der Bank der Kundin eingezogen wird. Dem Restaurant wird dabei Zahlungssicherheit garantiert. Die Kundin wird vor Betrug und Datenmissbrauch geschützt.

Für die Kundin ist der Vorgang damit abgeschlossen. Für die Buchhaltung des Restaurants verbucht das Kassensystem die Daten nun noch automatisch korrekt, um Zeit und Personalkosten zu sparen. Regelmäßig werden über das Kassensystem Auswertungen erstellt, damit die Geschäftsführung stets den Überblick über die Entwicklungen behält. Und per Schnittstelle können in Zukunft sogar Daten direkt ans Finanzamt übermittelt werden.

Je nach Branche haben moderne Kassensysteme unterschiedliche Zusatzfunktionen. Bei einem Kauf im Online-Shop funktioniert das Bezahlen natürlich ohne Kartenterminal, die Sicherheitsstandards und Bedeutung des Zahlungsdienstleisters ist jedoch analog.

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) speichert direkt alle Transaktionen an der Kasse. Das stellt sicher, dass Daten nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Außerdem können die Daten auch bei Verlust oder Störungen an der Kasse später nachvollzogen werden. Mit dem Ende des Jahres 2022 ist die Übergangsfrist ausgelaufen: Alle elektronischen Kassen in Deutschland müssen nun TSE-konform sein. In unserem Beitrag TSE-Kassensystem erfahren Sie mehr darüber.

Laut Kassensicherungsverordnung ist es Pflicht, elektronische Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt anzumelden. Dafür haben Sie nach Inbetriebnahme grundsätzlich einen Monat Zeit. Leider gibt es allerdings aktuell (Stand: Dezember 2022) noch keine Möglichkeit einer elektronischen Meldung. Eine Meldung per Brief oder E-Mail wird vom Finanzamt derzeit nicht berücksichtigt. Die Finanzämter werden die elektronische Meldung voraussichtlich im September 2023 einführen. Bis es einen entsprechenden Vordruck vom Finanzamt gibt, ist eine digitale Meldung in der Praxis nicht möglich.

In Deutschland ist die Nutzung einer Registrierkasse keine Pflicht. Bei ordnungsgemäßer Kassenführung ist auch eine offene Ladenkasse erlaubt. Es kann jedoch Unternehmensprozesse deutlich beschleunigen und vereinfachen, wenn Sie sich für ein elektronisches Kassensystem entscheiden.