Notfallplan fürs Unternehmen

So sind Firma und Familie abgesichert, falls der Chef plötzlich ausfällt

Ob Unfall, lange Krankheit oder Tod – viele Unternehmer sorgen für den Fall ihrer plötzlichen Handlungsunfähigkeit kaum vor und gefährden auf diese Weise Firma und Familie. Wir erklären die wichtigsten Maßnahmen zur Absicherung.

„Die meisten Unternehmer sehen sich als erfahrene, gestandene Geschäftsleute, meinen, ihnen könne nichts passieren, also müssten sie auch nicht vorsorgen“, sagt Florian Krohn, Leiter des Firmenkundenzentrums in der Stadtsparkasse Wedel bei Hamburg. Mit Erfahrungsberichten anderer Unternehmer könne er aber meistens klarmachen, wie schnell eine Firma bei längerer Krankheit oder Tod des Chefs Probleme bekomme. Keine Bankgeschäfte, keine Vertretung, keine Passwörter – kurz: drohender Stillstand des Betriebs.

Vollmachten & Co: Ordner mit allen wichtigen Dokumenten anlegen

Thomas Wachter, Notar in München bestätigt: „Das Hauptproblem ist eigentlich immer, dass der Unternehmer einen Schlaganfall, vielleicht auch eine andere Krankheit bekommt.“ Oder er stirbt, und niemand in der Familie wie auch in der Firma weiß, was eigentlich vorhanden ist. Beide Experten empfehlen daher, die Vertretung klar zu regeln und einen Notfallordner mit allen Details zu erstellen. 

In diesem Ordner muss praktisch alles enthalten sein, womit der oder die Vertreter arbeiten können, vor allem: 

  • Personalien 
  • Kopien der Ausweise
  • Vollmachten
  • Passwörter
  • die Bankverbindungen mit Kontonummern und Geheimzahlen
  • Ansprechpartner und Versicherungen mit Details zu den einzelnen Policen

Auch eine Aufstellung aller wichtigen Verträge – angefangen beim Mietvertrag über Leasing- bis zu Arbeits- und Lieferantenverträgen – gehört als Kopie in den Notfallordner. Der sollte an einem sicheren Ort, etwa einem Safe, aufbewahrt werden. Mindestens einmal im Jahr gilt es, die Unterlagen zu aktualisieren.

Notfallvorsorge beeinflusst das Ranking bei der Sparkasse

Auch deshalb ist eine Planung für den Ernstfall wichtig: Die Notfallvorsorge beeinflusst das Rating bei der Sparkasse, das bei der Kreditvergabe eine Rolle spielt. Die Ratingrelevanz ergibt sich aus der Beurteilung des Risikomanagements des Unternehmens. Ein nicht vorhandener Notfallplan führt zu einer eher schlechten Einstufung dieses Themenfelds im Rating.

Eine Vorsorgevollmacht als Generalvollmacht sei oft das wichtigste Instrument für die Notfallplanung, so Notar Thomas Wachter. „Damit sind Firma und Familie handlungsfähig, wenn der Chef nicht da ist oder ausfällt.“

Eine solche Vollmacht ist allerdings auch ein großer Vertrauensbeweis, weil sie den Bevollmächtigten ohne Nachweis, dass der Chef krank ist, berechtigt, alle Verfügungen an seiner Stelle zu treffen. Wer will, kann die Urkunde im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer in Berlin registrieren lassen, damit sie im Notfall per Anfrage schnell gefunden wird.

Testament darf dem Gesellschaftsvertrag nicht widersprechen

Ebenso wichtig ist die Regelung des Nachlasses. Thomas Wachter achtet bei der Ausfertigung eines Testaments nicht nur darauf, dass die letztwillige Verfügung genau dem entspricht, was der Unternehmer für die Zeit nach seinem Tod regeln will. Er gleicht diese Wünsche bei Personen- und Kapitalgesellschaften auch mit den Verträgen ab.

Denn ein klassischer Fehler in privatschriftlichen Testamenten, so Wachter, sei es zum Beispiel, dass der Ehemann seiner Frau alles vermache, obwohl sie Firmenanteile nach dem Gesellschaftsvertrag gar nicht erben könne.

Ertragsausfallpolice: die Krankenversicherung für den Betrieb

Jeder Unternehmer sollte auch mit Versicherungen vorsorgen. Neben der Betriebshaftpflichtpolice gehört die Betriebsunterbrechungsversicherung beziehungsweise die Ertragsausfallversicherung zu den wichtigsten Sachpolicen. Helmut Stückert, Abteilungsleister bei der SparkassenVersicherung in Wiesbaden, sagt: „Das ist praktisch die Krankenversicherung für den Betrieb. Sie hilft, die Firma nach einem Sachschaden am Leben und am Markt zu halten.“

Als eines der größten existenzbedrohenden Risiken nennt Stückert Feuer, zunehmend aber auch Witterungsniederschläge wie Starkregen, Hagel und Sturm. Wird der Betriebsablauf durch einen Sachschaden unterbrochen, sind über die Ertragsausfallversicherung die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter, fortlaufende Kosten und Verbindlichkeiten – auch für Darlehen – sowie der entgangene Gewinn abgedeckt.

Bei den Konditionen der Ertragsausfallpolice orientiert sich die SparkassenVersicherung an der Nutzung des Betriebs. Dabei entspricht die empfohlene Versicherungssumme dem Rohertrag.

Bei der Haftungszeit, innerhalb der die Versicherung zahlt, empfiehlt Helmut Stückert dringend eine bedarfsgerechte Beratung durch einen Versicherungsspezialisten. „Mit 24 Monaten liegt man bei vielen Betrieben auf der richtigen Seite“, erläutert er. Und für den finanziellen Schutz der Familie sorgen Unternehmer mit einer Lebensversicherung.  

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