Check – Mein Unternehmen ohne mich

In sechs Schritten für den Notfall vorsorgen

Kann Ihr Unternehmen auch ohne Sie auskommen? Natürlich, wenn Sie sich auf alle Eventualitäten vorbereiten. Alles über Notfallkoffer, Vollmachten und die Bestimmung eines Nachfolgers. 

1. Notfallordner für wichtige Dokumente anlegen

Stellen Sie sich vor: Von einen auf den anderen Tag sind Sie nicht mehr in der Lage, Ihr Unternehmen weiterzuführen. Gäbe es jemanden, der über alles Bescheid weiß? Welche Versicherungen es gibt? Wo Verträge und Vollmachten abliegen?

Dass jemand auf all diese Unterlagen zugreifen kann, ist für das Fortbestehen Ihrer Firma extrem wichtig. Legen Sie daher einen Notfallordner an und legen Sie alles Wichtige darin ab.

Zum Beispiel:

  • Verträge (Gesellschaftsvertrag, Arbeitsverträge, Mietverträge, Kaufverträge, Leasingverträge, Lieferantenverträge)
  • Vollmachten (Vertretungsvollmachten, Vollmachten für Sparkasse und Banken)
  • Versicherungspolicen inklusive Ansprechpartner
  • Kontaktdaten externer Berater (Steuer, Notar, Rechtsanwalt)
  • Bankverbindungen samt Zugangsdaten für das Online-Banking
  • Generalvollmacht (Vorsorgevollmacht) und Patientenverfügung  

Deponieren Sie den Ordner an einem sicheren Ort und vertrauen Sie diesen nur ausgewählten Personen an. Ja, mehreren Personen. Alleine auf zum Beispiel Ihren Ehepartner zu setzen, kann riskant sein: Sie könnten gemeinsam verunglücken. Sichern Sie sich deshalb mehrfach ab.

Außerdem: Halten Sie den Inhalt des Ordners immer aktuell.

2. Nachfolger bestimmen

Ja, das Thema Nachfolge ist sensibel. Sie sollten sich dennoch frühzeitig damit auseinandersetzen und jemanden für diese Position bestimmen. Sie vermeiden damit Konkurrenz- und Kompetenzkämpfe innerhalb der Firma.

Wichtig: Setzen Sie Ihre Familie und enge Mitarbeiter über Ihre Entscheidung in Kenntnis oder binden Sie diese in den Entscheidungsprozess mit ein.

Ebenfalls wichtig: Es braucht die eindeutige Anweisung, dass Ihr Nachfolger im Falle Ihres Ausfalls umgehend tätig wird. Sie vermeiden dadurch, dass Entscheidungen im Falle einer Krankheit bis zum Zeitpunkt Ihrer möglichen Genesung vertagt werden.

Auch in der Frage des Nachfolgers sollten Sie genau überlegen, ob Ihr Ehepartner die richtige Wahl ist.  Sollten Sie zum Pflegefall werden, so hätte Ihr Partner als Pflegender eine kaum zu bewerkstelligende Doppelbelastung.

Sollten Sie keine einzelne Person bestimmen können, ist es alternativ ebenfalls möglich einen Notfallbeirat zu benennen. Dieser kann die Eigentümerfunktion übernehmen und (falls notwendig) einen Geschäftsführer bestellen.

3. Stellvertreter für Schlüsselfunktionen benennen

Viele Unternehmensgründer identifizieren sich sehr stark mit ihrem Unternehmen. Das ist nur logisch, schließlich haben die meisten hart für ihren Traum gearbeitet. Doch liegen Verantwortlichkeiten und Wissen nur bei einer einzigen Person, wird es schwierig einen Ausfall zu kompensieren.

Benennen Sie frühzeitig geeignete Personen, die Sie gegebenenfalls vertreten können – vor allem in Schlüsselfunktionen. Beachten Sie dabei, dass die Vertreter zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs über entsprechende Vollmachten verfügen müssen. Sinnvoll ist es zudem, Stellvertreter bei wichtigen Kunden und auch Beratern Ihrer Sparkasse oder Bank einzuführen. Ein vertrautes Gesicht schützt vor Verunsicherung.

4. Testament aufsetzen

Ein Testament regelt nicht nur Ihren privaten, sondern auch Ihren geschäftlichen Nachlass. Und das ist ebenso wichtig: Denn es kann dabei zu Überschneidungen von Familie und Unternehmen kommen.

Sie sollten zum Beispiel prüfen, ob Firmenanteile laut Gesellschaftsvertrag vererbt werden können.

Ein Anwalt hilft Ihnen bei der Ausfertigung Ihres letzten Willens.

5. Liquidität sicherstellen

Für den Ernstfall sollten ausreichend liquide Mittel zur Verfügung stehen, um eventuelle Einkommenseinbußen oder Erbfallkosten ausgleichen zu können.

6. Private Vorsorge nicht vergessen

Neben der Absicherung Ihrer Firma sollten Sie sich auch um die Zukunft Ihrer Familie Gedanken machen. Sichern Sie sich deshalb auf jeden Fall auch privat ab, zum Beispiel durch eine Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung oder eine Unfallversicherung.

Zudem sollten Sie an eine Patientenverfügung und Generalvollmacht denken. Für den Fall, dass Sie Ihren Willen nicht mehr erklären können, benennen Sie in der Patientenverfügung die Personen, die für Sie Entscheidungen hinsichtlich medizinischer Maßnahmen treffen.

Mehr Infos und Konditionen finden Sie bei Ihrer Sparkasse.

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