Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)

Im Zusammenhang mit der TSE-Pflicht für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen wurde auch die Pflicht eingeführt, weitere Angaben auf dem Kassenbon von TSE-Kassen aufzudrucken. Diese sollen direkt nachweisen, dass eine Transaktion rechtskonform gebucht wurde.

Zu den neuen Angaben zählen unter anderem die fortlaufende TSE-Transaktionsnummer, der Signaturzähler der Kasse beziehungsweise der TSE, sowie Beginn und Ende der Transaktion. Die Informationen können auch über einen QR-Code auf dem Kassenbon übermittelt werden. Auf TSE-konformen Kassen können Sie den Kassenbon einfach nach gültiger Gesetzeslage ausdrucken.   

Jede gesetzeskonforme TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert worden sein. Seit Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassen mit einer TSE ausgestattet sein. Diese zeichnet die in der Kasse eingegebenen Transaktionen auf, sodass diese nicht im Nachhinein verändert oder gelöscht werden können. Wenn Sie sich über die Zertifizierung Ihrer Kasse unsicher sind, sollten Sie beim S-Händlerservice nachfragen.

Vereinfacht laufen dabei folgende Schritte ab: Ein Kunde kauft und bezahlt eine Ware. Es wird ein TSE-Kassenbon erstellt. Dafür sendet die Kasse automatisch alle erforderlichen Daten zur Transaktion an ihre TSE. Diese hält den Beginn der Transaktion fest. Dann leitet sie die Daten an ihre sogenannte Secure Module Application (SMA) weiter. Die SMA ist das Sicherheitsmodul der TSE. Sie speichert die Daten verschlüsselt, um eine spätere Manipulation auszuschließen. Außerdem vergibt sie eine fortlaufende Transaktionsnummer, die später auch auf dem Kassenbon sichtbar ist.

Jetzt wird der sogenannte Crypto Service Provider (CSP) der TSE aktiv: Er erzeugt eine Signatur und zählt den Signaturzähler fortlaufend weiter. Auch diese Daten werden verschlüsselt gespeichert, zusammen mit dem Endzeitpunkt der Transaktion. Die Signatur und der Signaturzähler werden an die Kasse zurückgeschickt. Dort werden sie mit den anderen relevanten Daten der Transaktion auf den Kassenbon gedruckt, möglicherweise auch in Form eines QR-Codes. Der TSE-Kassenbon wird dem Kunden oder der Kundin abschließend zusammen mit der Ware übergeben.

Mittlerweile muss jede elektronische Kasse in Deutschland über eine zertifizierte TSE verfügen. Wenn Sie also ein Kassensystem oder eine Registrierkasse verwenden, muss diese nun mit einer TSE ausgestattet sein.

Wer bisher eine offene Ladenkasse verwendet hat, kann dies grundsätzlich weiterhin tun – wenn dabei alle Gesetze eingehalten werden. Eine Pflicht für die TSE bei Kassen besteht nur bei elektronischen Kassen, zum Beispiel Registrierkassen und POS-Kassensystemen.

Für alle elektronischen Kassensysteme ist eine TSE in Deutschland Pflicht. Es besteht jedoch keine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Kasse – wobei diese jedoch eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen haben kann. 

Seit 1. Januar 2023 ist eine TSE ausnahmslos für alle elektronischen Kassensysteme Pflicht. Verwenden Sie eine elektronische Kasse ohne TSE, kann dann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro verhängt werden.

Sie sind allerdings grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Kasse zu verwenden. Offene Ladenkassen sind weiterhin erlaubt, wenn Sie alle diesbezüglichen Anforderungen erfüllen.

Moderne Kassensysteme haben in der Regel jedoch viele Vorteile für Unternehmen und sind dabei oft günstiger als gedacht. 

Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) ist eine Rechtsverordnung, die bestimmt, welche technischen Anforderungen elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr erfüllen müssen. Sie legt fest, dass alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, ihre elektronischen Kassensysteme beim jeweiligen Finanzamt anzumelden. Nach Inbetriebnahme haben sie dafür einen Monat lang Zeit. Allerdings gibt es aktuell (Stand: Dezember 2022) bei den Finanzämtern noch keine technische Möglichkeit einer elektronischen Meldung. Eine Meldung per E-Mail oder Brief wird darüber hinaus derzeit nicht berücksichtigt. Voraussichtlich soll die elektronische Meldung bei den Finanzämtern ab September 2023 ermöglicht werden. Bis dahin ist eine digitale Meldung in der Praxis voraussichtlich nicht möglich.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie bereits mit einer TSE-Kasse arbeiten, können Sie sich zunächst einfach über den Kassenbon Klarheit verschaffen. Auf dem Kassenbon, den ein Kassensystem mit zertifizierter TSE ausdruckt, finden Sie entweder einen TSE-Signaturzähler mit einer fortlaufenden Nummer oder einen QR-Code, auf dem die TSE-Daten hinterlegt sind. In einigen Fällen befinden sich auch beide Angaben auf dem Kassenbon.

Wenn Sie eine cloudbasierte TSE nutzen, muss Ihre Kasse dafür mit dem Internet verbunden sein. Sie müssen außerdem eine Lizenz für die Cloud-TSE erworben haben. Wenn Sie hingegen eine physische Speicherkarte für die TSE verwenden, ist darauf der Begriff „TSE“ gedruckt. Eine gewöhnliche Speicherkarte ohne den Begriff „TSE“, wie sie etwa in Fotokameras verwendet wird, darf für Kassen nicht mehr benutzt werden.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist sozusagen der einheitliche Datenstandard bei der Buchführung. Sie besagt, was Kassendaten beinhalten und wie sie aufgebaut sein müssen, um korrekt über die Schnittstelle in der TSE exportiert werden zu können. Die Finanzämter prüfen die Kassendaten gegebenenfalls nicht manuell, sondern über eine Software. Diese ist so beschaffen, dass die Daten in der entsprechenden Form aufbereitet sein müssen, um von der Software korrekt ausgelesen werden zu können.