Eine Frau sitzt mit einem Rechner vor einem Laptop und einem Bildschirm. Mit der linken Hand bedient sie den Rechner, mit der rechten Hand tippt sie am Laptop.

E-Rechnung

  • Effiziente Rechnungsstellung

  • Kosten und Zeit sparen

  • Rechnungen digitalisieren

Schnell, effizient und kostensparend

Elektronische Rechnungen für das digitale Zeitalter

Eine E-Rechnung erleichtert den Austausch zwischen Rechnungssteller beziehungsweise Rechnungsstellerin und Rechnungsempfänger beziehungsweise Rechnungsempfängerin erheblich. Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung werden Prozesse beschleunigt und Kosten eingespart. Durch die entsprechende EU-Richtlinie: 2014/55/EU, war es von Anfang an so vorgesehen. Diese wurde nach und nach national, regional und kommunal auch in Deutschland umgesetzt. Erfahren Sie, welche Anforderungen und Chancen die elektronische Rechnung für Ihr Unternehmen bietet.

Ihre Vorteile mit der elektronischen Rechnungsstellung

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E-Rechnung: So geht's


  1. E-Rechnung erwägen
  2. Zunächst sollten Sie prüfen, ob Sie nach der Rechtsverordnung (ERechV) verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu versenden.

  3. E-Rechnung erstellen
  4. Schreiben Sie Ihre Rechnung im XRechnung Format. Die spezielle Software der Sparkassen kann Sie hierbei unterstützen.

  5. Daten prüfen
  6. Überprüfen Sie, ob alle Informationen vorhanden sind, die nach der entsprechenden EU-Norm verpflichtend sind.

  7. Rechnung versenden
  8. Sie können Ihre Rechnung nun elektronisch über Plattformen des Bundes oder entsprechende Lösungen vor Ort einreichen.

  9. Zahlungseingang
  10. Dank effizienter und standardisierter Austauschformate kann die elektronische Rechnung bisweilen erheblich schneller bearbeitet werden.

Alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung

Der Anbieter liefert, eine Rechnung wird erstellt, der Kunde oder die Kundin zahlt – bis heute ist die Rechnung eine der beliebtesten Zahlungsmethoden der Menschen in Deutschland. Eine EU-Richtlinie verpflichtet Lieferanten und Dienstleister staatlicher Stellen nun dazu, diese Rechnungen elektronisch auszustellen. Das betrifft alle, die mit Behörden im Bund, auf Länderebene oder mit kommunalen Stellen zusammenarbeiten. Dabei gilt es zu beachten, dass an die elektronische Rechnungsstellung gewisse Vorgaben geknüpft sind.

Denn eine elektronische Rechnung ist nach Vorgabe der EU nicht einfach nur ein PDF-Dokument als Anhang einer E-Mail, sondern ein XML-Datensatz, der gewisse Anforderungen erfüllen muss. Die E-Rechnung ist eine Tabelle, die elektronisch erstellt, versendet und weiterverarbeitet werden kann. In Deutschland wurden die EU-Vorgaben der EU-Norm EN-16931 auf das XRechnung Format übertragen, das hierzulande zur Anwendung kommt. Der Vorteil der XRechnung: Sie ist frei anwendbar, also kostenlos. Dennoch gibt es auch hierbei eine Reihe von Angaben und Informationen, die verpflichtend sind.

Um all dies im Auge zu behalten und Ihre E-Rechnungen sauber und effizient auszustellen, stehen Ihnen unsere Beraterinnen und Berater gern jederzeit zur Verfügung. Denn die Sparkassen kennen beide Seiten: sowohl die Bedürfnisse und Anforderungen unserer vielen staatlichen und kommunalen Kundschaft als auch die Herausforderungen und offenen Fragen der KMUs auf der anderen Seite. So kann Ihre Sparkasse als Schnittstelle zwischen beiden Gruppen dienen und Ihnen bei der elektronischen Rechnungsstellung zur Seite stehen. Ferner bieten wir Ihnen eine Reihe automatisierter Software-Lösungen an, die Sie bei der Erstellung, Bearbeitung und Begleichen der E-Rechnungen unterstützen. Sprechen Sie Ihre Beraterin oder Ihren Berater dazu jederzeit gern an.

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Häufige Fragen zu E-Rechnungen

Die Rechnung ist bis heute eine der beliebtesten Zahlungsmethoden in Deutschland. Ein Anbieter erbringt seine Dienstleistung oder liefert Waren und stellt diese im Anschluss einem Empfänger oder einer Empfängerin in Rechnung. Dieses Prinzip hat sich über Jahrzehnte bewährt und trifft nun im digitalen Zeitalter auf neue Anforderungen.

Die Zukunft liegt in der E-Rechnung, die nicht mehr auf Papier oder per PDF-Datei, sondern in einem XML-Datensatz enthalten ist. So kann die elektronische Rechnung standardisiert übermittelt und dann automatisch beglichen werden. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet auf Bundesebene die E-Rechnungsverordnung, die auf Ebene der Bundesländer wiederum in unterschiedliche E-Government-Verordnungen übertragen wurde.

Am Grundsatz des Rechnungsversandes ändert sich wenig: Sie erbringen eine Leistung und stellen diese in Rechnung. Die elektronische Rechnung ist jedoch nicht nur ein digitalisiertes Stück Papier, sondern eine nach expliziten Vorgaben strukturierte Tabelle (Datensatz), die elektronisch erstellt, versendet und verarbeitet wird.

Der Gesetzgeber hat sich in Deutschland hierbei auf den Standard der XRechnung geeinigt. Das heißt, dass sich der öffentliche Auftraggeber auf eben dieses Format der XRechnung besteht, das offen und unentgeltlich nutzbar ist. Aufgrund der großen Bedeutung der öffentlichen Hand bei der derzeitigen Nutzung elektronischer Rechnungen, ist anzunehmen, dass dieser Standard sich flächendeckend durchsetzen wird.

Der Gesetzgeber hat beschlossen, die E-Rechnung zur führenden Rechnungsmethode zu machen. Seit Ende 2018 werden sukzessive alle Behörden auf Bundesebene bis hin zu kommunalen Stellen verpflichtet, auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen. Demnach müssen alle Unternehmen, die Aufträge für diese Stellen durchführen, ihre Rechnungsstellung digital durchführen.

Die E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben aufgebauter Datensatz, der auf Grundlage des Standards XRechnung eingereicht werden muss. Diese Standardisierung erleichtert den reibungs- und medienbruchfreien Austausch der Rechnungsunterlagen. Die Inhalte sowie das Format der elektronischen Rechnungen wurden nach der europäischen Norm: EN 16931, festgelegt.

Elektronische Rechnungen sollen die Digitalisierung der Rechnungsstellung entscheidend voranbringen. Das ist auch für Rechnungssteller mit Vorteilen verbunden, vor allem, weil die Rechnungsstellung deutlich schneller, einfacher und effizienter wird. Die Bearbeitungszeiten können entscheidend verkürzt werden, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart.

Zudem ist die Rechnung dann gegebenenfalls deutlich schneller beglichen. Ferner fallen Portokosten weg, die der klassische Postversand bisher mit sich brachte. Auch eine umweltpolitische Komponente wird angeführt, weil der Transport der Rechnungen wegfällt. Ob beispielsweise die benötigten Serverkapazitäten dieses Argument rechtfertigen, muss sich noch zeigen.

Eine E-Rechnung muss nach der E-Rechtsverordnung (ERechV) des Bundes die Vorgaben der europäischen Norm: EN-16931, oder des Standards XRechnung erfüllen. Dabei ist festgelegt, welche Informationen elektronisch mitgeteilt werden müssen. Konkretisiert werden die Anforderungen durch den Bund beziehungsweise durch die Länder.

Vorgesehene Pflichtangaben sind demnach die Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen sowie die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder der Rechnungsstellerin. Darüber hinaus sollten Lieferanten- sowie Bestellnummern angegeben werden, wenn diese bekannt sind. Beachten Sie, dass der Standard XRechnung im europäischen Ausland nicht angewandt wird und viele Staaten eigene Standards auf Grundlage der EN-16931-Norm entwickelt haben.

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