Dokumenteninkasso
Sicherheit für beide Seiten
Zahlungsausfälle absichern
Internationalen Handel stärken
Mit dem Dokumenteninkasso neue Chancen erschließen
Dokumenteninkasso – was ist das?
Sie wollen Ihre Ware international vertreiben und haben einen Abnehmer im Ausland gefunden. Am Anfang solcher Geschäftsbeziehungen muss erst einmal Vertrauen geschaffen werden – Vertrauen darauf, dass Sie Ihr Geld erhalten, aber auch auf der anderen Seite darauf, dass die Ware ankommt.
In solchen Fällen kann das Dokumenteninkasso den Einstieg erleichtern. Als Exporteurin oder Exporteur können Sie die Vertragsdokumente und weitere Unterlagen an Ihre Sparkasse oder Bank übergeben. Diese stellt sicher, dass die Pflichten Ihres Vertragspartners erfüllt werden. Ist die Ware bezahlt, erhält Ihr Kunde oder Ihre Kundin die Dokumente – einer weiteren erfolgreichen Zusammenarbeit steht nichts mehr im Wege.
Ihre Vorteile beim Dokumenteninkasso
- Sicherheit beim Außenhandel
Ihre Bank begleitet Sie im Außenhandel und übernimmt die Kommunikation mit Ihrem Kunden. Sie erhalten Ihr Geld und der Kunde seine Ware.
- Bonität des Kunden wird nicht belastet
Da das Dokumenteninkasso kein Kredit ist, wird die Bonität des Importeurs auch nicht belastet.
- Weltweite Expertise der Sparkassen
Profitieren Sie vom globalen Netzwerk Ihrer Sparkasse und dem Wissen um Vorgaben und spezifische Gesetz im In- und Auslandshandel.
Sichern Sie Ihren Außenhandel bestmöglich ab
So funktioniert ein Inkasso
- Dokumenteninkasso vorbereiten
Käufer und Verkäufer vereinbaren bereits im Kaufvertrag das Dokumenteninkasso als Zahlungsmethode.
- Benötigte Dokumente einreichen
Der Exporteur reicht alle Dokumente inklusive des Inkassoauftrags bei seiner Sparkasse oder Bank ein
- Der Inkasso-Prozess beginnt
Die Sparkasse tritt mit dem Kreditinstitut des Geschäftspartners oder der Geschäftspartnerin in Kontakt und übernimmt den Dokumententausch.
- Dokumentenübergabe nach Zahlung
Wird die Ware ordnungsgemäß bezahlt, werden im Anschluss die Dokumente übergeben.
- Sie erhalten Ihr Geld
Am Ende des Prozesses steht für den Exporteur der Erhalt seiner Zahlung.
Der Prozess
Für wen sich das Dokumenteninkasso lohnt und was Sie benötigen
Inkasso ist für viele Menschen auf den ersten Blick mit gemischten Gefühlen verbunden. Tatsächlich ist das Inkasso aber ein valides und zuverlässiges Mittel zur Sicherstellung Ihrer Forderungen und im konkreten Fall, beim Dokumenteninkasso, ein Toröffner für internationale Handelspartnerschaften.
Beim Dokumenteninkasso werden Sie von Ihrer Sparkasse oder Hausbank bei der Absicherung Ihrer Risiken im Außenhandel unterstützt. Ihre Sparkasse erhält von Ihnen beispielsweise den Auftrag, gemeinsam mit dem Kreditinstitut Ihres Kunden oder Ihrer Kundin die Zahlung der Ware abzuwickeln. Erst wenn der Käufer oder die Käuferin die Zahlung geleistet hat, übergibt Ihre Sparkasse diesen die Dokumente der Ware, wie beispielsweise die Rechnung, Transportdokumente, Versicherungsnachweise und Ähnliches. Ihre Sparkasse übernimmt in diesem Fall ihre internationalen Geldgeschäfte und sichert Ihre Ausfallrisiken ab.
Die wesentlichen zwei Arten des Dokumenteninkassos sind „Dokumente gegen Bezahlung“ und „Dokumente gegen Akzept“. Im ersten Fall erhält Ihr Kunde (der Importeur) die Lieferdokumente tatsächlich erst nach Zahlung. Im zweiten Fall genügt beispielsweise schon ein Zahlungsversprechen. Welche dieser Optionen für Sie am besten geeignet ist, können Sie gern jederzeit mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin besprechen.
Diese Dokumente benötigen Sie für das Dokumenteninkasso
Am wichtigsten ist es, dass sich beide Vertragsparteien schon im Kaufvertrag auf das Dokumenteninkasso als Zahlungsmethode geeinigt haben. Das erleichtert alle weiteren Schritte und beschleunigt den Zahlungsprozess. Mit diesem Vertrag kann der Exporteur oder die Exporteurin nun zu seiner Sparkasse oder Hausbank und den Inkasso-Prozess beauftragen. Dazu benötigen Sie weitere Unterlagen:
- Das Ursprungszeugnis der Ware, mit dem Sie die Herkunft der Güter nachweisen müssen. Meist muss dieses Zeugnis durch eine heimische Handelskammer beglaubigt werden.
- Sie benötigen die Handelsrechnung.
- Transportdokumente oder Papiere, die die Verladung der Ware bezeugen.
- Zollunterlagen, die Ihr Partner benötigt, um die Ware im Ankunftsland ordentlich zu verzollen. Hierbei sind landesspezifische Regelungen zu beachten.
- Versicherungsdokumente, beispielsweise, um den Transport abzusichern.
Bei all dem stehen Ihnen Ihre Sparkassen-Beraterinnen und -Berater mit profunder Außenhandelsexpertise zur Seite.
Egal, welche Art von Dokumentengeschäft Sie durchführen möchten – unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen gerne zur Seite.
Häufige Fragen zum Dokumenteninkasso
Das Dokumenteninkasso ist eine Zahlungsform, die in erster Linie beim internationalen Handel zum Einsatz kommt. Dabei übergibt eine Exporteurin oder ein Exporteur einer Ware seiner Sparkasse oder Hausbank Exportdokumente wie beispielsweise die Rechnungen, Transportdokumente oder Versicherungsnachweise. Die Sparkasse übergibt diese der Kundin oder dem Kunden (Importeur/-in) erst dann, wenn er oder sie den vereinbarten Betrag beglichen hat oder einen unwiderruflichen Zahlungsauftrag unterzeichnet hat.
In aller Regel findet der Dokumentenaustausch und auch die Kommunikation rund um das Dokumenteninkasso zwischen Ihrer Sparkasse und dem Finanzinstitut Ihres Geschäftspartners oder Ihrer Geschäftspartnerin statt.
Das Dokumenteninkasso kommt vor allem bei internationalen Geschäften vor und ist eine Inkasso-Form, bei der die Abwicklung einer Zahlung über den Austausch von Dokumenten stattfindet. Dabei findet der Dokumentenaustausch nicht direkt zwischen dem Anbieter (einer Exporteurin oder einem Exporteur) und dem Abnehmer (Importeurin oder Importeur) statt, sondern über deren Sparkasse oder Hausbank.
So findet der Großteil der Arbeit und der Kommunikation zumeist zwischen den Finanzinstituten statt. Da das Dokumenteninkasso fast ausschließlich im Außenhandelsgeschäft vorkommt, wird es häufig auch als Exportinkasso bezeichnet.
Um das Dokumenteninkasso in Gang zu setzen, sollten bereits im Kaufvertrag die entsprechenden Zahlungsbedingungen formuliert sein. Im Anschluss kann eine Exporteurin oder ein Exporteur auf seine Sparkasse oder Bank zugehen und die Inkassodokumente einreichen. Diese sind neben dem Kaufvertrag selbst unter anderem das Ursprungszeugnis, die Handelsrechnung, Transportdokumente und Zollfaktura.
Auch ein Nachweis über die Absicherung des Transports ist vonnöten. Je nach Warenart und Destination der Ware sind gegebenenfalls Gesundheitszeugnisse und Ähnliches einzureichen.
Nachdem im Kaufvertrag zwischen Exporteur und Importeur die entsprechenden Zahlungsbedingungen vereinbart wurden, kann sich der Anbieter der Ware (hier der Exporteur) an seine Sparkasse oder Bank wenden, um das entsprechende Inkasso-Verfahren in Gang zu setzen.
Akkreditive dienen dem Schutz beider Geschäftsparteien und sind vor allem dann von Vorteil, wenn beide Parteien sich noch nicht kennen oder Vorsicht walten lassen wollen. In diesem Fall können Importeur und Empfänger einer Ware bei ihrer Sparkasse oder Bank ein Akkreditiv beantragen. Wird dies auf Grundlage der entsprechenden Dokumente und der Kreditwürdigkeitsprüfung bewilligt, übernimmt das Finanzinstitut des Importeurs gegenüber dem Exporteur ein abstraktes Zahlungsversprechen.
Nun ist die jeweilige Sparkasse oder Bank und nicht mehr das Unternehmen in der Zahlungspflicht. Liefert der Exporteur und legt seiner eigenen Bank (fachlich: avisierende Bank) wiederum die entsprechenden Dokumente vor, treten beide Finanzinstitute in den Austausch und das des Importeurs tätigt im Anschluss die Zahlung. Im Unterschied dazu geht beim Inkasso der Exporteur zuerst mit Kaufvertrag und ähnlichen Dokumenten auf seine Sparkasse oder Bank zu.
Diese händigt die Unterlagen dem Importeur oder dessen Finanzinstitut nach und nach aus, wenn die Zahlung der Ware vollzogen wird. In beiden Fällen wechseln die Rechte an der Ware durch die Übergabe der Dokumente.
Sowohl Akkreditiv als auch das Dokumenteninkasso sind geeignete Mittel für die rechtssichere Abwicklung von Zahlungen für internationale Geschäfte. Der Wechsel der Dokumente über die Finanzinstitute der Geschäftspartner erfolgt erst nach der vertraglich vereinbarten Zahlung. Bezüglich der Sicherheitsverteilung ist das Dokumentenakkreditiv für den Verkäufer (Exporteur) mit größeren Vorteilen verbunden und bietet sich daher vor allem an, wenn eine Geschäftsbeziehung neu aufgebaut werden soll und noch kein Gefühl für das gegenseitige Vertrauen vorhanden ist. Bei Dokumenteninkasso sind die Vorteile für beide Parteien ausgewogener.
Dokumentengeschäfte sind vertraglich vereinbarte Zahlungsmodalitäten, wie sie beispielsweise beim Dokumenteninkasso oder beim Dokumentenakkreditiv vorkommen. Beide Methoden sichern Handelspartner vor allem im internationalen Geschäft vor Zahlungsausfällen oder nicht gelieferter Ware ab.
Dabei spielen die Finanzinstitute der Partner eine zentrale Rolle, da diese nicht nur für Zahlungen eintreten, sondern auch den Austausch der Dokumente (Rechnungen, Transportdokumente, Versicherungen etc.) übernehmen. Mit dem Wechsel der Dokumente wechselt auch das Besitzrecht an der Ware.
Exportinkasso ist ein anderes Wort für die Zahlungsform des Dokumenteninkassos, das bei internationalen Geschäften zur Anwendung kommt. Hierbei werden Exportdokumente im Auftrag eines Exporteurs von seiner Sparkasse oder Bank erst dann an das Finanzinstitut seines Geschäftspartners übergeben, wenn die vereinbarte Zahlung getätigt oder beauftragt wurde.
