Vorstandsassistenz des Vorstandsvorsitzenden (m/w/d)

Diese Position ist weit mehr als eine klassische Assistenzfunktion.

Als Vorstandsassistenz des Vorstandsvorsitzenden übernehmen Sie eine der zentralsten Vertrauenspositionen in unserer Sparkasse. Sie sind organisatorisch, menschlich und kommunikativ die rechte Hand des Vorstandsvorsitzenden - mit einem feinen Gespür für Prioritäten, Menschen und Situationen.

Sie sorgen dafür, dass sich der Vorstandsvorsitzende auf das Wesentliche konzentrieren kann: die strategische Führung unserer Sparkasse. Dafür behalten Sie nicht nur Termine und Abläufe im Blick, sondern auch das, was zwischen den Zeilen wichtig ist.

Sie denken voraus, erkennen frühzeitig Handlungsbedarfe, schaffen Struktur im Hintergrund und sind oft die erste Anlaufstelle für interne wie externe Ansprechpartner. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind dabei selbstverständlich.

Kurz gesagt: Sie organisieren nicht nur einen Kalender - Sie schaffen den Rahmen dafür, dass Führung wirksam werden kann.

Sie ...

• organisieren einen reibungslosen Tagesablauf des Vorstandsvorsitzenden und verantworten die anspruchsvolle Terminplanung sowie -koordination
• priorisieren Themen, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass auch im dynamischen Tagesgeschäft nichts verloren geht
• managen kompetent die interne und externe Kommunikation, holen relevante Hintergrundinformationen ein und veranlassen die erforderlichen Maßnahmen
• bereiten Vorstandssitzungen, Gremientermine, Besprechungen und wichtige Gespräche professionell vor und nach
• unterstützen als zentrale Vorstandsassistenz zusätzlich den Leiter Vorstandsstab insbesondere bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Vorstandsumfeld
• sorgen dabei für einen reibungslosen Informationsfluss, behalten Fristen und Unterlagen im Blick und tragen maßgeblich dazu bei, dass Vorstands- und Gremienarbeit professionell, strukturiert und effizient ablaufen
• übernehmen die anspruchsvolle Vorstandskorrespondenz mit Geschäftspartnern, Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden sowie Gremienvertretern
• planen und organisieren Veranstaltungen, Dienstreisen, interne Termine und repräsentative Anlässe
• empfangen Besucherinnen und Besucher, bewirten Gäste und begleiten wichtige Begegnungen mit hoher Professionalität und Herzlichkeit
• repräsentieren unsere Sparkasse gegenüber Kundinnen und Kunden, Gremien sowie externen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern
• behalten auch das „Drumherum" im Blick: Sie erkennen, was Ihr Vorstand braucht, bevor es ausgesprochen wird.

• eine Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mitbringen, idealerweise im Bankbereich
• ein außergewöhnlich hohes Organisationstalent besitzen und auch in anspruchsvollen Situationen strukturiert, ruhig und lösungsorientiert arbeiten
• vorausschauend handeln, Prioritäten sicher setzen und mitdenken, statt nur abzuarbeiten
• über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, hohe Einsatzbereitschaft sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Stressresistenz verfügen
• Loyalität, Diskretion und absolute Vertrauenswürdigkeit für Sie selbstverständlich sind
• mit Fingerspitzengefühl, Empathie und einem sicheren Gespür für Menschen und Situationen agieren
• über eine exzellente Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift verfügen
• souverän, freundlich und professionell auftreten - auch in anspruchsvollen Gesprächssituationen
• neuen Arbeitsmethoden offen begegnen und eine hohe IT-Affinität sowie sehr gute Kenntnisse in MS Office mitbringen.

Diese Position ist für Menschen gemacht, die Verantwortung nicht nur übernehmen, sondern sie gerne tragen.

Wenn Sie Freude daran haben, im Hintergrund Großes möglich zu machen, Vertrauen als Grundlage Ihrer Arbeit verstehen und mit Herz, Verstand und Weitblick agieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

• Vergütung: Die Sparkasse ist tarifgebundener öffentlicher Arbeitgeber und wendet den TVöD sowie den TVöD-BT-S an. Die Vergütung richtet sich nach den tariflichen Regelungen, insbesondere nach den §§ 12 bis 25 TVöD sowie den einschlägigen Regelungen des TVöD-BT-S. Die Eingruppierung der ausgeschriebenen Stelle erfolgt voraussichtlich in der Entgeltgruppe 9B TVöD. Je nach einschlägiger Berufserfahrung kommt bei Einstellung regelmäßig eine Zuordnung zu den Stufen 2 bis 4 in Betracht. Daraus ergibt sich derzeit ein monatliches tarifliches Brutto-Einstiegsentgelt in einer Spanne von 4.039,01 Euro bis 4.690,55 Euro. 

  Neben dem Tabellenentgelt werden weitere tarifliche Leistungen nach Maßgabe der genannten Tarifverträge gewährt, insbesondere eine Jahressonderzahlung beziehungsweise Sparkassensonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, Sondergratifikationen.

  Die geltenden Tarifverträge für die Sparkassen finden Sie unter folgenden Link: Sparkassen - VKA

• Zusätzliche Benefits: betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, JobRad, Unternehmensevents, umfangreiches Gesundheitsmanagement, kostenlose Getränke, Programm Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter
• Work Life Balance: flexible Arbeitszeiten und attraktive Teilzeitmodelle, Mobiles Arbeiten, 32 Tage Urlaub sowie den 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage, Erwerb von 2 zusätzlichen freien Tagen pro Jahr, vielseitige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Sonderurlaub bei bestimmten persönlichen Ereignissen
• Karriere: individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven zur persönlichen, fachlichen und methodischen Weiterentwicklung und Förderung von Entwicklungswünschen
• Weiterbildung: umfangreiche fachliche und methodische Trainings, Coaching und Mentoring
• Equipment: professionelles und modernes Arbeitsumfeld und IT- Equipment
• Unser Miteinander: offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit regelmäßigen Feedbackgesprächen
• Unser Beitrag: Senkung unserer CO²-Emissionen, aktive Förderung der wirtschaftlichen Entwicklung und des gesellschaftlichen Lebens in der Region
• Und vieles mehr…

Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden Bewerbungen ausschließlich online über unser Bewerberportal entgegengenommen.

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Gern beantwortet Ihnen Ihre Fragen:

Sandra Hummer

Referentin Personalbetreuung

Telefon-Nr. (0365) 8220 1204