Assistenz (m/w/d) im Officemanagement

Deutscher Sparkassen- und Giroverband e.V.

Anzeige online seit Bewerbungsschluss Position Vertragsart
25.03.2021 22.04.2021 Position mit Berufserfahrung Vollzeit

Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) ist der Fach- und Spitzenverband der Sparkassen-Finanzgruppe. Das sind 372 Sparkassen, fünf Landesbank-Konzerne, die DekaBank, acht Landesbausparkassen, zehn Erstversicherergruppen der Sparkassen und zahlreiche weitere Finanzdienstleistungsunternehmen.

Für unsere Abteilung Digitalisierung und Payment in Berlin suchen wir ab sofort eine Assistenz (m/w/d) für die Gruppe Digitale Ökosysteme, die Sie mit 70 % Ihrer Arbeitszeit ausüben. Für den Abteilungsleiter übernehmen Sie 30 % der Aufgaben. Die Stelle ist zunächst bis Januar 2022 befristet (Option auf Festanstellung) und in Vollzeit zu besetzen.

Ihre Aufgaben

  • Für den Abteilungsleiter (mit ca. 0,3 MAK): Organisation und Sicherstellung der Abläufe im Abteilungssekretariat, gemeinsam mit Sachbearbeitung Abteilungs- und Gremienkoordination B IV
  • Organisation des Kalenders und der Dienstreisen des Abteilungsleiters, einschließlich Abrechnung
  • Für Gruppe Digitale Ökosysteme (mit ca. 0,7 MAK): Organisation und Sicherstellung der Abläufe im Sekretariat der Gruppe inkl. Organisation des Kalenders des Gruppenleiters
  • Organisation von Dienstreisen für den Gruppenleiter und die zugeordneten Referenten (Buchen von Flügen, Hotels, usw.), einschließlich Abrechnung
  • Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Workshops (Termine koordinieren und vereinbaren, Einladungen erstellen, organisatorische Vor- und Nachbereitung, Erstellen und Versenden von Unterlagen und Protokollen)
  • Büroorganisation und Überwachen der Abläufe innerhalb der Gruppe (Posteingang und -ausgang bearbeiten, Rückläufe kontrollieren, Aufbau und Verwaltung des Ablagesystems)
  • Kommunikation mit internen und externen Stellen (Beschaffen von Informationen, Weitergabe von Informationen, Betreuung von Anrufern, Kunden und Gästen)
  • Erstellen von Formularen, Rundschreiben und Fachmitteilungen
  • Wechselseitige Vertretung mit Sachbearbeitung Abteilungs- und Gremienkoordination B IV

 

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretärin bzw. Kauffrau für Bürokommunikation, mindestens 3-4 Jahre Berufserfahrung in Sekretariaten
  • Gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln, sicheres Beherrschen der MS Office Anwenderprogramme (Word, Excel, PowerPoint)
  • Hohe Rechtschreib­sicherheit
  • Lotus Notes, Confluence
  • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Sicherer Umgang mit dem Telefon
  • Gute Prioritätensetzung
  • Strukturierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick, gutes Zeitmanagement
  • Verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen sowie mit Kundendaten
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
  • Sich gut auf unterschiedliche Zielgruppen und Gesprächspartner einstellen können
  • Sicherer, freundlicher und verbindlicher Umgang mit Besuchern
  • Teamorientierte Arbeitsweise und Zusammenarbeit
  • Belastbarkeit und Ausgeglichenheit in Stress-Situationen

Wir bieten Ihnen

  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten
  • Attraktive, marktgerechte Vergütung
  • Betriebliche Altersvorsorge und diverse Sozialleistungen (z. B. BVG-Jobticket, Restaurantschecks)
  • Einen modernen Arbeitsplatz mit bester Ausstattung in Berlin-Mitte nahe Gendarmenmarkt
  • Professionelle Zusammenarbeit mit hochqualifizierten Spezialisten

Deutscher Sparkassen- und Giroverband e.V.
Finanzen und Personal
Charlottenstr.47, 10117 Berlin

www.dsgv.de

 

Standort

Charlottenstr. 47
10117 Berlin
Berlin

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